Thuê nhà làm văn phòng: Hợp đồng có gì khác biệt so với thuê để ở?
Khi doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh muốn thuê một căn nhà để làm văn phòng, nhiều người vẫn áp dụng mẫu hợp đồng thuê nhà ở thông thường. Tuy nhiên, Hợp đồng thuê văn phòng có nhiều điểm khác biệt về mặt pháp lý, nội dung và nghĩa vụ của các bên. Việc không phân biệt được điều này dễ dẫn đến sai sót, rủi ro pháp lý và tranh chấp không đáng có.
>>> Xem thêm: Đọc kỹ điều khoản gia hạn trong hợp đồng thuê nhà trước khi quá muộn.
1️⃣ Căn cứ pháp lý điều chỉnh hợp đồng thuê văn phòng
Theo quy định tại Luật Nhà ở 2014 và Bộ luật Dân sự 2015, mục đích sử dụng là yếu tố quyết định loại hợp đồng:
Thuê nhà để ở: điều chỉnh bởi Luật Nhà ở.
Thuê nhà làm văn phòng: điều chỉnh bởi Bộ luật Dân sự, Luật Thương mại và các văn bản liên quan.
Chính vì vậy, nếu thuê nhà để làm văn phòng, bạn cần ký kết hợp đồng dân sự mang tính thương mại, không phải hợp đồng thuê nhà để ở thông thường.
2️⃣ Nội dung quan trọng trong hợp đồng thuê văn phòng
📝 a. Thông tin các bên
Phải có đầy đủ thông tin bên cho thuê (người có quyền sở hữu hoặc được ủy quyền hợp pháp) và bên thuê (doanh nghiệp, hộ kinh doanh hoặc cá nhân). Nếu là pháp nhân thì cần ghi rõ mã số thuế, người đại diện.
🏷️ b. Mục đích sử dụng
Phải nêu rõ trong hợp đồng là thuê để làm văn phòng, trụ sở công ty, không dùng để cư trú. Đây là điểm phân biệt quan trọng với hợp đồng thuê nhà ở.
Thời hạn do hai bên thỏa thuận. Nếu thời hạn trên 6 tháng, nên cân nhắc công chứng. Đồng thời, ghi rõ phương thức thanh toán: tiền mặt hay chuyển khoản, kỳ hạn đóng tiền.
🧾 d. Nghĩa vụ về thuế và xuất hóa đơn
Bên cho thuê phải thực hiện nghĩa vụ kê khai và nộp thuế nếu có doanh thu từ việc cho thuê. Bên thuê có thể yêu cầu bên cho thuê xuất hóa đơn GTGT, đặc biệt nếu là doanh nghiệp.
>>> Xem thêm: Công chứng là gì, có bắt buộc trong mọi giao dịch dân sự và khi nào thì phải thực hiện?
🔧 e. Quy định về sửa chữa, cải tạo
Trong hợp đồng phải ghi rõ: bên thuê có được phép sửa chữa văn phòng hay không, nếu có thì phạm vi và quy trình như thế nào.
3️⃣ Hợp đồng thuê văn phòng có bắt buộc công chứng?
Theo quy định tại Điều 492 Bộ luật Dân sự 2015:
Thời hạn thuê trên 6 tháng và một trong hai bên có yêu cầu công chứng.
Hợp đồng cần sử dụng để đăng ký kinh doanh hoặc làm địa điểm trụ sở công ty.
Tuy nhiên, để đảm bảo pháp lý và tránh tranh chấp, công chứng là khuyến nghị nên thực hiện.
>>> Xem thêm: Văn phòng công chứng có được chứng nhận hợp đồng chuyển nhượng cổ phần không?
4️⃣ Ví dụ minh họa thực tế hợp đồng thuê văn phòng
Công ty B thuê một căn nhà 2 tầng tại quận Bình Thạnh để làm văn phòng đại diện. Họ ký hợp đồng thuê nhà theo mẫu “nhà ở” và không nêu rõ mục đích thuê để làm văn phòng. Sau 3 tháng, chủ nhà yêu cầu chấm dứt hợp đồng vì “dùng sai mục đích”, đồng thời không trả lại phần tiền đã thanh toán trước.
Trong trường hợp này, công ty B bị thiệt hại vì đã không xác lập Hợp đồng thuê văn phòng đúng chuẩn. Nếu hợp đồng có điều khoản rõ ràng về mục đích sử dụng và được công chứng, doanh nghiệp sẽ được pháp luật bảo vệ.
5️⃣ Kết luận
Hợp đồng thuê văn phòng không thể đánh đồng với hợp đồng thuê nhà ở thông thường. Khi thuê nhà để làm văn phòng, bạn cần chú ý:
Mục đích sử dụng trong hợp đồng phải ghi rõ là để kinh doanh, không phải để ở.
Cân nhắc công chứng nếu thuê dài hạn hoặc sử dụng để đăng ký kinh doanh.
Phải có điều khoản rõ ràng về thuế, sửa chữa, thời hạn, phương thức thanh toán.
Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Cát Linh, quận Đống Đa, Hà Nội
Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệu
