Lưu trữ hồ sơ công chứng và trách nhiệm nghề nghiệp

Lưu trữ hồ sơ công chứng không chỉ là nghĩa vụ mang tính kỹ thuật hành chính mà còn là một bộ phận cấu thành trách nhiệm nghề nghiệp của công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng. Trong bối cảnh tranh chấp dân sự, khiếu nại công chứng và hoạt động thanh tra, kiểm tra ngày càng gia tăng, hồ sơ công chứng lưu trữ trở thành căn cứ pháp lý quan trọng để xác định đúng – sai, trách nhiệm và nghĩa vụ bồi thường. Việc lưu trữ không đúng quy định có thể kéo theo rủi ro pháp lý nghiêm trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến uy tín nghề nghiệp và trách nhiệm pháp lý của công chứng viên.

>>> Xem thêm: Công chứng văn bản thừa kế tại văn phòng công chứng có nhanh không?

1. Cơ sở pháp lý điều chỉnh trách nhiệm lưu trữ hồ sơ công chứng

Trách nhiệm lưu trữ hồ sơ công chứng được quy định rải rác nhưng thống nhất trong nhiều văn bản pháp luật, bao gồm:

• Luật Công chứng năm 2014 (đang còn hiệu lực);

• Nghị định số 29/2015/NĐ-CP quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Công chứng;

• Luật Lưu trữ năm 2011;

• Các văn bản xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực bổ trợ tư pháp.

Theo khoản 1 Điều 61 Luật Công chứng 2014, “tổ chức hành nghề công chứng có trách nhiệm quản lý, lưu trữ hồ sơ công chứng theo quy định của pháp luật về công chứng và pháp luật về lưu trữ”.

Quy định này cho thấy lưu trữ hồ sơ không phải là nghĩa vụ tùy nghi, mà là trách nhiệm pháp lý bắt buộc gắn liền với hoạt động hành nghề công chứng.

2. Lưu trữ hồ sơ công chứng – một nội dung cốt lõi của trách nhiệm nghề nghiệp

2.1. Trách nhiệm nghề nghiệp không chỉ dừng ở thời điểm ký công chứng

Trách nhiệm nghề nghiệp của công chứng viên không chấm dứt khi văn bản công chứng được ký, đóng dấu và trả cho người yêu cầu công chứng. Trên thực tế, giai đoạn sau công chứng, đặc biệt là lưu trữ hồ sơ, mới là giai đoạn tiềm ẩn nhiều rủi ro pháp lý nhất.

Hồ sơ công chứng lưu trữ là căn cứ để:

• Giải quyết khiếu nại, tố cáo liên quan đến văn bản công chứng;

• Xác minh trình tự, thủ tục công chứng khi có tranh chấp;

• Bảo vệ công chứng viên trước các cáo buộc sai phạm nghề nghiệp.

Nếu hồ sơ không đầy đủ, bị thất lạc hoặc bị chỉnh sửa trái phép, công chứng viên có thể không chứng minh được mình đã hành nghề đúng quy định, dù trên thực tế không có lỗi.

2.2. Mối liên hệ trực tiếp giữa hồ sơ lưu trữ và trách nhiệm cá nhân của công chứng viên

Mặc dù tổ chức hành nghề công chứng là chủ thể trực tiếp quản lý kho lưu trữ, nhưng công chứng viên là người lập, kiểm tra và chịu trách nhiệm về hồ sơ công chứng đã thực hiện.

Trong nhiều vụ việc thực tiễn, khi phát sinh tranh chấp hoặc khiếu nại, cơ quan có thẩm quyền thường xem xét:

• Hồ sơ công chứng có đầy đủ giấy tờ theo luật định hay không;

• Có chữ ký, điểm chỉ, tài liệu chứng minh năng lực hành vi dân sự;

• Có tài liệu chứng minh quyền sở hữu, quyền sử dụng hợp pháp;

• Có ghi nhận việc giải thích quyền, nghĩa vụ cho các bên.

Việc thiếu bất kỳ tài liệu nào trong hồ sơ lưu trữ đều có thể bị xem là vi phạm quy trình hành nghề, làm phát sinh trách nhiệm nghề nghiệp của công chứng viên.

>>> Xem thêm: Thời gian xử lý hồ sơ khi dùng dịch vụ sổ đỏ có nhanh hơn tự làm không?

3. Lưu trữ hồ sơ công chứng và trách nhiệm bồi thường thiệt hại

3.1. Hồ sơ lưu trữ là căn cứ xác định lỗi nghề nghiệp

Theo quy định của pháp luật dân sự và pháp luật về công chứng, trách nhiệm bồi thường thiệt hại của công chứng viên hoặc tổ chức hành nghề công chứng chỉ phát sinh khi có lỗi.

Trong trường hợp này, hồ sơ công chứng lưu trữ là chứng cứ quan trọng nhất để xác định:

• Có hay không lỗi của công chứng viên;

• Lỗi thuộc về cá nhân công chứng viên hay về tổ chức hành nghề;

• Mức độ lỗi và mối quan hệ nhân quả với thiệt hại phát sinh.

Nếu hồ sơ bị mất, hư hỏng hoặc không cung cấp được, rủi ro pháp lý thường nghiêng bất lợi cho công chứng viên và văn phòng công chứng.

3.2. Rủi ro bị suy đoán bất lợi khi không bảo quản được hồ sơ

Trong thực tiễn xét xử, khi một bên có nghĩa vụ lưu trữ và xuất trình chứng cứ nhưng không thực hiện được, Tòa án có thể đánh giá bất lợi cho bên đó khi giải quyết vụ việc.

Đối với hoạt động công chứng, điều này đồng nghĩa với việc:

• Công chứng viên có thể bị suy đoán là không tuân thủ quy trình;

• Văn phòng công chứng có thể phải bồi thường thiệt hại dù lỗi thực tế chưa được chứng minh đầy đủ.

>>> Xem thêm: Làm lại giấy tờ đã công chứng giấy tờ bị mất như thế nào?

4. Lưu trữ hồ sơ công chứng và trách nhiệm kỷ luật, xử phạt hành chính

Việc lưu trữ hồ sơ công chứng không đúng quy định còn làm phát sinh trách nhiệm pháp lý ngoài trách nhiệm dân sự, bao gồm:

• Xử phạt vi phạm hành chính đối với tổ chức hành nghề công chứng;

• Xử lý kỷ luật công chứng viên;

• Ảnh hưởng đến việc đánh giá uy tín, xếp loại hành nghề.

Các hành vi như làm mất hồ sơ, lưu trữ không đủ thời hạn, để lộ thông tin trong hồ sơ lưu trữ đều có thể bị xử lý theo quy định pháp luật hiện hành.

5. Ý nghĩa của việc lưu trữ hồ sơ công chứng đúng quy định đối với đạo đức nghề nghiệp

Bên cạnh khía cạnh pháp lý, lưu trữ hồ sơ công chứng còn phản ánh chuẩn mực đạo đức và tính chuyên nghiệp của nghề công chứng. Việc quản lý hồ sơ khoa học, bảo mật, đầy đủ thể hiện:

• Sự tôn trọng quyền và lợi ích hợp pháp của người yêu cầu công chứng;

• Ý thức trách nhiệm của công chứng viên đối với hậu quả pháp lý lâu dài của văn bản công chứng;

• Cam kết hành nghề cẩn trọng, khách quan và tuân thủ pháp luật.

Trong bối cảnh số lượng giao dịch công chứng ngày càng lớn và phức tạp, lưu trữ hồ sơ đúng quy định chính là hàng rào bảo vệ pháp lý cho chính công chứng viên.

Kết luận

Lưu trữ hồ sơ công chứng có mối liên hệ chặt chẽ và trực tiếp với trách nhiệm nghề nghiệp của công chứng viên. Đây không chỉ là nghĩa vụ mang tính hình thức mà là yếu tố quyết định trong việc bảo vệ quyền lợi của các bên tham gia giao dịch, cũng như bảo vệ chính công chứng viên trước rủi ro pháp lý. Việc tuân thủ nghiêm túc quy định về lưu trữ hồ sơ công chứng là yêu cầu bắt buộc đối với mọi tổ chức hành nghề công chứng trong quá trình hành nghề bền vững và đúng pháp luật.

Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay với Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!

Các bài viết liên quan:

>>> Công chứng ngoài trụ sở đối với hợp đồng ủy quyền

>>> Tranh chấp đất liền kề: thủ tục đo đạc và xác minh mốc giới

>>> Công chứng uỷ quyền hướng dẫn hủy uỷ quyền khi không thực hiện

>>> Công chứng tặng cho tài sản khi người được tặng là trẻ vị thành niên

>>> Chứng thực chữ ký có thể thực hiện tại văn phòng công chứng không?

VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ

Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà

1. Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
2. Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.

Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.

• Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, Hà Nội
• Hotline: 0966.22.7979
• Email: ccnguyenhue165@gmail.com