Luật Công chứng 2024 và nghĩa vụ bảo mật thông tin của công chứng viên

Trong thời đại số hóa, nguy cơ rò rỉ dữ liệu cá nhân ngày càng cao, khiến nghĩa vụ bảo mật thông tin và bảo quản hồ sơ của công chứng viên theo Luật Công chứng 2024 trở nên cấp thiết hơn bao giờ hết.

Quy định pháp luật về bảo mật thông tin của công chứng viên

Luật Công chứng 2024 xác lập rõ: công chứng viên và tổ chức hành nghề phải giữ bí mật thông tin công chứng trong mọi trường hợp, trừ khi được người yêu cầu đồng ý bằng văn bản hoặc pháp luật quy định khác. (Điều 18 Luật Công chứng 2024)

Luật cũng đề cao nguyên tắc công chứng điện tử, trong đó bảo mật thông tin và thông điệp dữ liệu là một trong những nguyên tắc then chốt. (Điều 62 Luật Công chứng 2024).

Luật nhấn mạnh trách nhiệm của công chứng viên trong việc đảm bảo an ninh, bảo vệ thông điệp dữ liệu và bảo mật thông tin theo quy định pháp luật khi thực hiện công chứng điện tử. (Điều 62 Luật Công chứng 2024). Đồng thời, Luật yêu cầu mỗi công chứng viên và tổ chức hành nghề phải sử dụng chữ ký số hợp lệ, tài khoản định danh và đảm bảo an toàn kỹ thuật để phòng chống rủi ro an ninh mạng. (Điều 63 Luật Công chứng 2024)

>>> Xem thêm: Cần công chứng hợp đồng mua bán nhà đất? Văn phòng công chứng nào uy tín, dịch vụ nhanh gọn?

Trách nhiệm bảo mật thông tin trong thực tiễn hành nghề

Trong quá trình hành nghề, công chứng viên thường tiếp nhận những thông tin nhạy cảm như:

• Thông tin cá nhân, tài sản, tài khoản ngân hàng.

• Thông tin liên quan đến tranh chấp dân sự, thừa kế, mua bán bất động sản.

• Chi tiết về các điều khoản thương mại, bí mật kinh doanh trong hợp đồng.

Nếu công chứng viên để lộ thông tin này ra ngoài, không chỉ gây thiệt hại cho khách hàng mà còn làm mất niềm tin vào hệ thống công chứng. Ví dụ: Trong một số vụ tranh chấp đất đai, thông tin bị rò rỉ đã bị bên thứ ba lợi dụng, dẫn tới việc chiếm đoạt quyền sử dụng đất hoặc tài sản.

Quy định về bảo quản hồ sơ công chứng

• Theo Điều 68 Luật Công chứng 2024, bắt đầu từ ngày 1/7/2025, hồ sơ công chứng bất động sản phải được lưu trữ ít nhất 30 năm, các giao dịch khác là 10 năm. Nếu lưu trữ ngoài trụ sở, cần có sự đồng ý bằng văn bản của Sở Tư pháp.

• Nghị định 104/2025 quy định rằng hồ sơ công chứng giấy phải được chuyển đổi thành “thông điệp dữ liệu” (tệp PDF được ký số) để lưu trữ điện tử. Nội dung phải chính xác và được bảo mật như bản gốc.

• Luật mới cũng quy định rõ: “việc ký văn bản công chứng phải được chụp ảnh tại thời điểm di chúc, lưu vào hồ sơ công chứng”, nhằm tránh hiện tượng “ký hộ, công chứng treo” và tăng minh bạch. (Khoản 1 Điều 48, Luật Công chứng 2024).

>>> Xem thêm: Công chứng giấy tờ tại nhà – Giải pháp tiện lợi cho người bận rộn

Trách nhiệm bảo mật thông tin trong bảo quản hồ sơ

Bảo mật thông tin và bảo quản hồ sơ là hai nghĩa vụ song song. Khi lưu trữ hồ sơ, công chứng viên phải:

• Hạn chế quyền truy cập: Chỉ những người có thẩm quyền mới được phép tiếp cận.

• Bảo vệ dữ liệu điện tử: Sử dụng mật khẩu, mã hóa dữ liệu để tránh truy cập trái phép.

• Phòng chống rủi ro vật lý: Lưu hồ sơ giấy ở nơi khô ráo, chống cháy, chống ẩm mốc.

Điều này đặc biệt quan trọng vì nếu hồ sơ công chứng bị thất lạc hoặc chỉnh sửa trái phép, giá trị pháp lý của hợp đồng có thể bị ảnh hưởng, thậm chí gây thiệt hại hàng tỷ đồng cho khách hàng.

>>> Xem thêm: Dịch vụ sang tên sổ đỏ có hỗ trợ trọn gói từ A đến Z?

Chế tài đối với hành vi vi phạm bảo mật thông tin, bảo quản hồ sơ

• Xử phạt hành chính: Theo Nghị định 82/2020/NĐ-CP, mức phạt có thể lên tới 30 triệu đồng.

• Bồi thường thiệt hại: Công chứng viên phải bồi thường toàn bộ thiệt hại do hành vi vi phạm gây ra.

• Xử lý hình sự: Nếu hành vi làm lộ bí mật kinh doanh hoặc xâm phạm quyền riêng tư gây hậu quả nghiêm trọng, công chứng viên có thể bị truy cứu trách nhiệm hình sự theo Bộ luật Hình sự 2015 (sửa đổi, bổ sung 2017).

Kết luận

Bảo mật thông tin và bảo quản hồ sơ của công chứng viên không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn là chuẩn mực đạo đức nghề nghiệp. Thực hiện nghiêm túc nghĩa vụ này sẽ giúp bảo vệ quyền lợi của khách hàng, duy trì uy tín của tổ chức hành nghề công chứng và củng cố niềm tin của xã hội vào hệ thống pháp luật.

Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay với Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!

Các bài viết liên quan:

>>> Chứng thực chữ ký: Hồ sơ, giấy tờ và quy trình thực hiện

>>> Thủ tục góp vốn bằng nhà đất trong công ty TNHH như thế nào?

>>> Công chứng là gì? Tất tần tật thông tin về công chứng mà bạn cần biết

>>> Phí công chứng tại nhà 0 đồng từ Văn phòng công chứng uy tín

>>> Văn phòng công chứng tư nhân là gì? Có gì khác công chứng nhà nước?

VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ

Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà

1. Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
2. Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.

Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.

• Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Cát Linh, quận Đống Đa, Hà Nội
• Hotline: 0966.22.7979
• Email: ccnguyenhue165@gmail.com