Kiểm soát lưu trữ hồ sơ công chứng theo pháp luật

Hồ sơ công chứng không chỉ là tập hợp giấy tờ hành chính đơn thuần mà còn là nguồn chứng cứ pháp lý đặc biệt, gắn trực tiếp với giá trị pháp lý của văn bản công chứng và quyền, lợi ích hợp pháp của các bên tham gia giao dịch. Trong bối cảnh số lượng giao dịch công chứng ngày càng tăng, phạm vi tranh chấp dân sự ngày càng phức tạp, yêu cầu kiểm soát việc lưu trữ hồ sơ công chứng trở thành một nội dung quản lý nhà nước và quản trị nghề nghiệp mang tính bắt buộc.

>>> Xem thêm: Dịch thuật và công chứng tại văn phòng công chứng trong cùng ngày

2. Cơ sở pháp lý điều chỉnh hoạt động kiểm soát lưu trữ hồ sơ công chứng

Hoạt động kiểm soát việc lưu trữ hồ sơ công chứng hiện nay được đặt trong khuôn khổ của nhiều văn bản pháp luật, trong đó trọng tâm là:

• “Luật Công chứng năm 2014” (hiện vẫn đang có hiệu lực);

• “Nghị định số 29/2015/NĐ-CP” quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Công chứng;

• “Luật Lưu trữ năm 2011” (áp dụng đối với nguyên tắc, kỹ thuật lưu trữ);

• Các văn bản hướng dẫn của Bộ Tư pháp và Sở Tư pháp về công tác thanh tra, kiểm tra hoạt động công chứng.

Theo đó, lưu trữ hồ sơ công chứng không chỉ là nghĩa vụ nội bộ của văn phòng công chứng mà còn là đối tượng kiểm soát thường xuyên của cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền.

3. Chủ thể có thẩm quyền kiểm soát việc lưu trữ hồ sơ công chứng

3.1. Cơ quan quản lý nhà nước về công chứng

Sở Tư pháp là cơ quan trực tiếp thực hiện chức năng quản lý nhà nước đối với tổ chức hành nghề công chứng tại địa phương. Trong phạm vi đó, Sở Tư pháp có quyền:

• Thanh tra, kiểm tra định kỳ hoặc đột xuất việc lưu trữ hồ sơ công chứng;

• Yêu cầu xuất trình hồ sơ lưu trữ để đối chiếu khi có khiếu nại, tố cáo hoặc tranh chấp;

• Xử lý vi phạm hành chính nếu phát hiện sai phạm trong công tác lưu trữ.

Hoạt động kiểm soát này mang tính quyền lực công, nhằm bảo đảm việc tuân thủ pháp luật một cách thống nhất.

3.2. Tổ chức xã hội – nghề nghiệp của công chứng viên

Tổ chức xã hội – nghề nghiệp của công chứng viên (Hội công chứng viên) tuy không có quyền lực quản lý nhà nước, nhưng có vai trò quan trọng trong việc:

• Giám sát việc tuân thủ quy tắc đạo đức hành nghề;

• Kiến nghị xử lý đối với hành vi vi phạm nghĩa vụ lưu trữ hồ sơ;

• Tham gia đánh giá trách nhiệm nghề nghiệp của công chứng viên khi có sự cố liên quan đến hồ sơ lưu trữ.

>>> Xem thêm: Mẹo chọn đúng dịch vụ làm sổ đỏ giữa hàng trăm đơn vị quảng cáo

4. Nội dung kiểm soát việc lưu trữ hồ sơ công chứng theo pháp luật

4.1. Kiểm soát về thời hạn lưu trữ

Theo “Luật Công chứng năm 2014”, hồ sơ công chứng phải được lưu trữ tối thiểu 20 năm, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác. Việc kiểm soát tập trung vào:

• Xác định đúng loại hồ sơ cần lưu trữ lâu dài;

• Phát hiện hành vi tiêu hủy hồ sơ khi chưa hết thời hạn;

• Đánh giá việc phân loại hồ sơ để áp dụng thời hạn lưu trữ phù hợp.

4.2. Kiểm soát về hình thức và điều kiện lưu trữ

Cơ quan kiểm tra sẽ đánh giá các yếu tố như:

• Điều kiện kho lưu trữ (diện tích, chống ẩm, chống cháy, chống mối mọt);

• Phương thức bảo quản hồ sơ giấy và hồ sơ điện tử;

• Việc sao lưu, số hóa hồ sơ để phòng ngừa rủi ro.

Những thiếu sót trong điều kiện vật chất có thể bị coi là vi phạm nghĩa vụ nghề nghiệp, dù chưa gây ra thiệt hại thực tế.

>>> Xem thêm: Làm chứng thực chữ ký cho văn bản bằng ngôn ngữ nước ngoài

4.3. Kiểm soát về bảo mật thông tin

Hồ sơ công chứng chứa nhiều thông tin nhân thân, tài sản, giao dịch có giá trị lớn. Do đó, kiểm soát việc lưu trữ còn bao gồm:

• Kiểm tra quy trình tiếp cận hồ sơ;

• Kiểm soát việc sao lục, cung cấp thông tin từ hồ sơ lưu trữ;

• Phát hiện nguy cơ rò rỉ, lộ lọt thông tin.

Việc để lộ thông tin từ hồ sơ công chứng lưu trữ có thể dẫn đến trách nhiệm dân sự, hành chính, thậm chí hình sự trong những trường hợp nghiêm trọng.

5. Kiểm soát lưu trữ hồ sơ công chứng trong hoạt động thanh tra, giải quyết khiếu nại

Trong thực tiễn, hồ sơ công chứng lưu trữ thường trở thành đối tượng kiểm tra khi:

• Có khiếu nại về tính hợp pháp của văn bản công chứng;

• Có tranh chấp dân sự được Tòa án thụ lý;

• Có tố cáo công chứng viên vi phạm quy trình hành nghề.

Lúc này, việc kiểm soát không chỉ dừng ở hình thức lưu trữ mà còn mở rộng sang việc:

• Đối chiếu hồ sơ lưu trữ với văn bản công chứng đã phát hành;

• Xác định trách nhiệm cá nhân của công chứng viên;

• Đánh giá mức độ tuân thủ pháp luật tại thời điểm lập hồ sơ.

6. Hậu quả pháp lý khi không đáp ứng yêu cầu kiểm soát lưu trữ

Nếu tổ chức hành nghề công chứng không đáp ứng yêu cầu kiểm soát việc lưu trữ hồ sơ, có thể phải đối mặt với các hậu quả pháp lý như:

• Bị xử phạt vi phạm hành chính theo quy định;

• Bị yêu cầu khắc phục, bổ sung, phục hồi hồ sơ;

• Phát sinh trách nhiệm bồi thường thiệt hại cho người yêu cầu công chứng;

• Ảnh hưởng trực tiếp đến uy tín, khả năng tiếp tục hành nghề.

Trong một số trường hợp, việc không kiểm soát tốt lưu trữ hồ sơ còn làm suy giảm giá trị chứng cứ của văn bản công chứng khi giải quyết tranh chấp.

7. Nhận xét và kiến nghị

Có thể thấy, pháp luật hiện hành đã đặt ra khung kiểm soát tương đối đầy đủ đối với việc lưu trữ hồ sơ công chứng. Tuy nhiên, trong bối cảnh chuyển đổi số và gia tăng giao dịch phức tạp, việc kiểm soát cần được:

• Chuẩn hóa hơn về tiêu chí kỹ thuật;

• Gắn chặt với trách nhiệm cá nhân của công chứng viên;

• Kết hợp kiểm soát trực tiếp và kiểm soát thông qua hồ sơ điện tử.

Việc tuân thủ nghiêm túc các quy định về kiểm soát lưu trữ hồ sơ công chứng không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn là yếu tố cốt lõi bảo đảm an toàn pháp lý cho toàn bộ hoạt động công chứng.

Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay với Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!

Các bài viết liên quan:

>>> Công chứng ngoài trụ sở đối với hợp đồng ủy quyền

>>> Tranh chấp đất liền kề: thủ tục đo đạc và xác minh mốc giới

>>> Công chứng uỷ quyền hướng dẫn hủy uỷ quyền khi không thực hiện

>>> Công chứng tặng cho tài sản khi người được tặng là trẻ vị thành niên

>>> Chứng thực chữ ký có thể thực hiện tại văn phòng công chứng không?

VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ

Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà

1. Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
2. Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.

Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.

• Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, Hà Nội
• Hotline: 0966.22.7979
• Email: ccnguyenhue165@gmail.com