Không cung cấp được hồ sơ công chứng: Trách nhiệm

Hồ sơ công chứng lưu trữ không chỉ là tài liệu nghiệp vụ nội bộ của tổ chức hành nghề công chứng mà còn là nguồn chứng cứ pháp lý quan trọng phục vụ bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của cá nhân, tổ chức và hoạt động quản lý nhà nước. Trong nhiều trường hợp, việc không cung cấp được hồ sơ công chứng lưu trữ khi có yêu cầu hợp pháp đã dẫn đến tranh chấp, khiếu nại, thậm chí phát sinh trách nhiệm bồi thường. Vì vậy, việc phân tích trách nhiệm pháp lý khi không cung cấp được hồ sơ công chứng lưu trữ có ý nghĩa quan trọng cả về mặt lý luận và thực tiễn.

>>> Xem thêm: Đổi sổ đỏ tên người khác cần đến văn phòng công chứng?

2. Nghĩa vụ cung cấp hồ sơ công chứng lưu trữ theo pháp luật hiện hành

Theo “Luật Công chứng năm 2014”, tổ chức hành nghề công chứng có nghĩa vụ lưu trữ đầy đủ, an toàn hồ sơ công chứng và cung cấp bản sao, trích lục từ hồ sơ lưu trữ khi có yêu cầu hợp pháp của người có quyền hoặc của cơ quan có thẩm quyền.

Yêu cầu cung cấp hồ sơ công chứng lưu trữ có thể phát sinh từ:

• Người yêu cầu công chứng hoặc người có quyền, lợi ích liên quan;

• Tòa án, Viện kiểm sát, cơ quan điều tra;

• Cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền theo quy định pháp luật.

Việc không cung cấp được hồ sơ công chứng lưu trữ, nếu không thuộc trường hợp bất khả kháng theo luật định, được xem là vi phạm nghĩa vụ nghề nghiệp và nghĩa vụ pháp lý của tổ chức hành nghề công chứng.

3. Các trường hợp không cung cấp được hồ sơ công chứng lưu trữ

Trong thực tiễn, việc không cung cấp được hồ sơ công chứng lưu trữ thường xuất phát từ các nguyên nhân sau:

• Hồ sơ bị thất lạc, mất mát do quản lý, bảo quản không đúng quy định;

• Hồ sơ bị hư hỏng, mục nát, không còn khả năng khai thác nội dung;

• Hồ sơ bị tiêu hủy trái pháp luật hoặc tiêu hủy khi chưa đủ điều kiện;

• Việc bàn giao hồ sơ không đầy đủ khi chuyển đổi, chấm dứt hoạt động tổ chức hành nghề công chứng;

• Không tổ chức sắp xếp, phân loại hồ sơ khoa học, dẫn đến không thể tra cứu.

Các nguyên nhân này đều gắn liền với lỗi quản lý, chứ không đơn thuần là sự cố khách quan.

>>> Xem thêm: Dịch vụ làm sổ đỏ có hỗ trợ làm sổ cho đất chưa có giấy tờ không?

4. Trách nhiệm hành chính khi không cung cấp được hồ sơ công chứng lưu trữ

4.1. Căn cứ phát sinh trách nhiệm hành chính

Khi tổ chức hành nghề công chứng không cung cấp được hồ sơ công chứng lưu trữ theo yêu cầu hợp pháp, cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền có thể xem xét xử lý vi phạm hành chính đối với hành vi:

• Không thực hiện đúng nghĩa vụ lưu trữ hồ sơ công chứng;

• Không cung cấp hồ sơ, tài liệu theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền.

Hình thức xử lý có thể bao gồm phạt tiền, buộc khắc phục hậu quả, hoặc áp dụng các biện pháp xử lý bổ sung theo quy định pháp luật về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực bổ trợ tư pháp.

4.2. Ý nghĩa của xử lý hành chính

Xử lý hành chính trong trường hợp này không chỉ mang tính răn đe mà còn nhằm bảo đảm kỷ cương trong hoạt động công chứng, nâng cao trách nhiệm lưu trữ và bảo quản hồ sơ của các tổ chức hành nghề công chứng.

5. Trách nhiệm dân sự bồi thường thiệt hại

5.1. Điều kiện phát sinh trách nhiệm bồi thường

Trách nhiệm bồi thường thiệt hại phát sinh khi đáp ứng đủ các yếu tố:

• Có hành vi vi phạm nghĩa vụ lưu trữ, bảo quản, cung cấp hồ sơ công chứng;

• Có thiệt hại thực tế xảy ra cho cá nhân, tổ chức;

• Có mối quan hệ nhân quả giữa hành vi không cung cấp được hồ sơ và thiệt hại;

• Có lỗi của tổ chức hành nghề công chứng hoặc người có trách nhiệm.

Thiệt hại có thể là thiệt hại về tài sản, chi phí tố tụng, hoặc thiệt hại do mất cơ hội chứng minh quyền, lợi ích hợp pháp.

5.2. Chủ thể chịu trách nhiệm bồi thường

Trong quan hệ với người bị thiệt hại, tổ chức hành nghề công chứng là chủ thể trực tiếp chịu trách nhiệm bồi thường. Sau đó, tổ chức có quyền yêu cầu cá nhân có lỗi (công chứng viên, nhân viên nghiệp vụ) hoàn trả theo quy định của pháp luật về lao động và trách nhiệm nội bộ.

>>> Xem thêm: Hướng dẫn kiểm tra tính hợp pháp của bản dịch thuật công chứng

6. Trách nhiệm nghề nghiệp của công chứng viên

Công chứng viên không chỉ chịu trách nhiệm đối với văn bản công chứng đã lập mà còn có trách nhiệm trong việc quản lý, bàn giao và bảo đảm an toàn hồ sơ công chứng.

Việc không cung cấp được hồ sơ công chứng lưu trữ có thể dẫn đến:

• Trách nhiệm kỷ luật nghề nghiệp;

• Ảnh hưởng đến uy tín nghề nghiệp;

• Là căn cứ xem xét trách nhiệm cá nhân khi có tranh chấp hoặc khiếu nại.

Trong những trường hợp nghiêm trọng, hành vi này còn có thể ảnh hưởng đến điều kiện hành nghề của công chứng viên.

7. Trách nhiệm pháp lý trong tố tụng khi không cung cấp được hồ sơ lưu trữ

Khi Tòa án hoặc cơ quan tiến hành tố tụng yêu cầu cung cấp hồ sơ công chứng lưu trữ mà không được đáp ứng, hậu quả pháp lý có thể phát sinh gồm:

• Bất lợi trong việc chứng minh tính hợp pháp của văn bản công chứng;

• Làm giảm hoặc mất giá trị chứng cứ của văn bản công chứng trong vụ án;

• Là căn cứ để Tòa án đánh giá trách nhiệm của tổ chức hành nghề công chứng trong việc gây khó khăn cho hoạt động tố tụng.

Trong một số vụ việc, việc không cung cấp được hồ sơ lưu trữ còn làm phát sinh nghi ngờ về tính trung thực, khách quan của hoạt động công chứng.

8. Nhận xét và khuyến nghị

Việc không cung cấp được hồ sơ công chứng lưu trữ không đơn thuần là vi phạm kỹ thuật lưu trữ mà là vi phạm nghĩa vụ pháp lý có thể kéo theo nhiều loại trách nhiệm khác nhau, từ hành chính, dân sự đến trách nhiệm nghề nghiệp.

Để hạn chế rủi ro pháp lý, tổ chức hành nghề công chứng cần:

• Tuân thủ nghiêm ngặt quy định về lưu trữ hồ sơ;

• Thiết lập quy trình quản lý, tra cứu, bàn giao hồ sơ chặt chẽ;

• Đẩy mạnh số hóa hồ sơ song song với lưu trữ hồ sơ giấy;

• Nâng cao ý thức trách nhiệm của công chứng viên và nhân viên nghiệp vụ.

Việc bảo đảm khả năng cung cấp hồ sơ công chứng lưu trữ đúng pháp luật không chỉ là nghĩa vụ mà còn là yếu tố cốt lõi bảo đảm uy tín nghề nghiệp và giá trị pháp lý lâu dài của hoạt động công chứng.

Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay với Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!

Các bài viết liên quan:

>>> Công chứng ngoài trụ sở đối với hợp đồng ủy quyền

>>> Tranh chấp đất liền kề: thủ tục đo đạc và xác minh mốc giới

>>> Công chứng uỷ quyền hướng dẫn hủy uỷ quyền khi không thực hiện

>>> Công chứng tặng cho tài sản khi người được tặng là trẻ vị thành niên

>>> Chứng thực chữ ký có thể thực hiện tại văn phòng công chứng không?

VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ

Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà

1. Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
2. Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.

Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.

• Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, Hà Nội
• Hotline: 0966.22.7979
• Email: ccnguyenhue165@gmail.com