Hồ sơ không hợp lệ bị từ chối công chứng: Cách xử lý

Trong quá trình yêu cầu công chứng, không ít người dân rơi vào tình huống bị từ chối công chứng mà không hiểu rõ nguyên nhân. Một trong những lý do phổ biến nhất là hồ sơ công chứng không hợp lệ, dù giao dịch có thể hoàn toàn hợp pháp về bản chất. Việc không nắm rõ quy định pháp luật về hồ sơ công chứng dễ dẫn đến mất thời gian, chi phí và phát sinh tranh chấp không đáng có. Bài viết dưới đây phân tích căn cứ pháp lý, các trường hợp hồ sơ không hợp lệ thường gặp và hướng xử lý đúng pháp luật cho người dân.

>>> Xem thêm: Hậu trường ít người biết về quy trình làm việc trong văn phòng công chứng

1. Hồ sơ công chứng có vai trò như thế nào trong hoạt động công chứng?

Hồ sơ công chứng là căn cứ để công chứng viên xác định:

• Tư cách chủ thể của người yêu cầu công chứng;

• Quyền sở hữu, quyền sử dụng tài sản;

• Tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch.

Theo “Điều 40 Luật Công chứng 2014”, người yêu cầu công chứng có nghĩa vụ nộp đầy đủ hồ sơ, giấy tờ liên quan đến hợp đồng, giao dịch. Nếu hồ sơ không đáp ứng yêu cầu này, công chứng viên không thể xác lập giá trị pháp lý cho văn bản công chứng.

2. Thế nào là hồ sơ công chứng không hợp lệ?

Hồ sơ công chứng không hợp lệ là trường hợp hồ sơ yêu cầu công chứng:

• Không đầy đủ giấy tờ theo quy định;

• Giấy tờ không đúng hình thức, không còn giá trị pháp lý;

• Thông tin giữa các giấy tờ không thống nhất;

• Không chứng minh được quyền, lợi ích hợp pháp của người yêu cầu công chứng.

Hồ sơ không hợp lệ không đồng nghĩa với giao dịch trái pháp luật, nhưng là rào cản khiến việc công chứng không thể thực hiện.

3. Các trường hợp hồ sơ công chứng không hợp lệ thường gặp

Trong thực tiễn, hồ sơ công chứng không hợp lệ thường xuất hiện ở các tình huống sau:

• Giấy tờ tùy thân hết hạn hoặc không đúng chủ thể;

• Thiếu giấy tờ chứng minh quyền sở hữu, quyền sử dụng tài sản;

• Hồ sơ photo không kèm bản chính để đối chiếu;

• Giấy tờ bị rách, tẩy xóa, chỉnh sửa;

• Giấy tờ không thống nhất về thông tin nhân thân hoặc tài sản;

• Thiếu văn bản ủy quyền hợp lệ trong trường hợp ủy quyền.

Những thiếu sót này buộc công chứng viên phải từ chối công chứng.

4. Căn cứ pháp lý để từ chối công chứng do hồ sơ không hợp lệ

Việc từ chối công chứng vì hồ sơ công chứng không hợp lệ có cơ sở pháp luật rõ ràng.

Theo “Điều 44 Luật Công chứng 2014”, công chứng viên được quyền từ chối công chứng nếu hồ sơ yêu cầu công chứng không hợp lệ hoặc không đầy đủ theo quy định. Đồng thời, “Điều 7 Luật Công chứng 2014” yêu cầu công chứng viên hành nghề trung thực, khách quan và tuân thủ pháp luật.

Do đó, từ chối công chứng trong trường hợp này là đúng luật và cần thiết.

>>> Xem thêm: Làm sổ đỏ nhanh chóng hơn nhờ dịch vụ sang tên sổ đỏ chuyên nghiệp

5. Người dân cần làm gì khi bị từ chối công chứng do hồ sơ không hợp lệ?

Khi bị từ chối công chứng vì hồ sơ công chứng không hợp lệ, người dân nên:

• Yêu cầu công chứng viên giải thích rõ lý do từ chối;

• Xác định chính xác giấy tờ còn thiếu hoặc chưa hợp lệ;

• Bổ sung, điều chỉnh hồ sơ theo hướng dẫn;

• Thực hiện cấp lại, điều chỉnh giấy tờ tại cơ quan có thẩm quyền nếu cần.

Việc chủ động phối hợp giúp tiết kiệm thời gian và tránh lặp lại việc từ chối.

6. Hồ sơ không hợp lệ có phải là căn cứ để khiếu nại không?

Không phải mọi trường hợp từ chối công chứng do hồ sơ công chứng không hợp lệ đều là hành vi trái pháp luật.

Người dân chỉ nên khiếu nại nếu:

• Công chứng viên từ chối không nêu rõ lý do;

• Lý do từ chối không phù hợp quy định pháp luật;

• Hồ sơ thực tế đã đầy đủ, hợp lệ nhưng vẫn bị từ chối.

Theo quy định pháp luật, người dân có quyền khiếu nại quyết định từ chối công chứng nếu cho rằng quyền lợi hợp pháp của mình bị xâm phạm.

>>> Xem thêm: Công chứng ngoài trụ sở tại bệnh viện – Hỗ trợ cấp tốc, hợp pháp

7. Một số lưu ý thực tiễn để tránh hồ sơ công chứng không hợp lệ

Để hạn chế tình trạng hồ sơ công chứng không hợp lệ, người dân cần lưu ý:

• Kiểm tra thời hạn và tính pháp lý của giấy tờ trước khi đi công chứng;

• Chuẩn bị đầy đủ bản chính và bản sao;

• Trao đổi trước với tổ chức hành nghề công chứng về thành phần hồ sơ;

• Tham vấn ý kiến luật sư hoặc công chứng viên khi giao dịch phức tạp.

Sự chuẩn bị kỹ lưỡng giúp quá trình công chứng diễn ra nhanh chóng và thuận lợi hơn.

Kết luận

Từ chối công chứng do hồ sơ không hợp lệ: Người dân cần làm gì? Đây là tình huống phổ biến nhưng hoàn toàn có thể khắc phục nếu người dân hiểu rõ quy định pháp luật. Khi hồ sơ công chứng không hợp lệ, việc công chứng viên từ chối công chứng là đúng luật và nhằm bảo đảm giá trị pháp lý của giao dịch. Chủ động hoàn thiện hồ sơ theo hướng dẫn chính là cách hiệu quả nhất để bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của người yêu cầu công chứng.

Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay với Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!

Các bài viết liên quan:

>>> Thủ tục nhanh gọn để công chứng hợp đồng vay tiền ngân hàng

>>> Thủ tục chuyển khoản thừa kế: Khi người thụ hưởng không muốn rút tiền mặt

>>> Những thay đổi pháp lý mới ảnh hưởng đến dịch vụ cấp sổ đỏ lần đầu

>>> Có thể làm thủ tục đăng ký kết hôn tại Đại sứ quán Việt Nam ở nước ngoài không?

>>> Văn phòng công chứng Hà Nội phục vụ công chứng gấp, lấy ngay trong ngày

VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ

Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà

1. Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
2. Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.

Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.

• Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, Hà Nội
• Hotline: 0966.22.7979
• Email: ccnguyenhue165@gmail.com