Hồ sơ công chứng lưu trữ không đầy đủ: Rủi ro pháp lý

Lưu trữ hồ sơ công chứng không đầy đủ là một trong những rủi ro pháp lý nghiêm trọng nhưng thường bị xem nhẹ trong hoạt động của các tổ chức hành nghề công chứng. Trên thực tế, nhiều tranh chấp dân sự, khiếu nại hành nghề và trách nhiệm bồi thường phát sinh không phải từ nội dung văn bản công chứng, mà từ việc hồ sơ lưu trữ bị thiếu, không hoàn chỉnh hoặc không thể đối chiếu. Việc nhận diện đúng các rủi ro khi lưu trữ hồ sơ công chứng không đầy đủ có ý nghĩa quan trọng trong phòng ngừa trách nhiệm pháp lý lâu dài cho cả tổ chức hành nghề công chứng và công chứng viên.

>>> Xem thêm: Công chứng giấy tờ xe tại văn phòng công chứng có bắt buộc?

1. Lưu trữ hồ sơ công chứng không đầy đủ là gì?

Theo “Luật Công chứng năm 2014”, hồ sơ công chứng phải được lập, lưu trữ đầy đủ, bao gồm văn bản công chứng và các giấy tờ làm căn cứ cho việc công chứng. Lưu trữ hồ sơ công chứng không đầy đủ được hiểu là trường hợp hồ sơ lưu trữ thiếu một hoặc nhiều thành phần bắt buộc, chẳng hạn như:

• Thiếu giấy tờ tùy thân của người yêu cầu công chứng;

• Thiếu tài liệu chứng minh quyền sở hữu, quyền sử dụng tài sản;

• Thiếu bản dự thảo hợp đồng, giao dịch;

• Thiếu chữ ký, điểm chỉ, xác nhận cần thiết;

• Thiếu tài liệu thể hiện quá trình kiểm tra, giải thích, ghi nhận ý chí các bên.

Hồ sơ công chứng không đầy đủ không đồng nghĩa với việc văn bản công chứng đương nhiên vô hiệu, nhưng làm suy giảm nghiêm trọng khả năng bảo vệ giá trị pháp lý của văn bản khi phát sinh tranh chấp.

2. Rủi ro pháp lý đối với giá trị chứng cứ của văn bản công chứng

Một trong những rủi ro lớn nhất khi lưu trữ hồ sơ công chứng không đầy đủ là ảnh hưởng đến giá trị chứng cứ của văn bản công chứng trong quá trình giải quyết tranh chấp.

Theo quy định của pháp luật tố tụng dân sự, văn bản công chứng được coi là chứng cứ hợp pháp. Tuy nhiên, khi có khiếu kiện, Tòa án có quyền yêu cầu xuất trình hồ sơ công chứng lưu trữ để:

• Kiểm tra trình tự, thủ tục công chứng;

• Xác minh năng lực hành vi dân sự của người ký;

• Đánh giá tính tự nguyện, minh bạch của giao dịch.

Nếu hồ sơ lưu trữ không đầy đủ, tổ chức hành nghề công chứng sẽ không đủ căn cứ chứng minh việc tuân thủ đúng quy trình công chứng, từ đó làm giảm giá trị chứng minh của văn bản công chứng.

3. Rủi ro phát sinh trách nhiệm bồi thường thiệt hại

3.1. Cơ sở phát sinh trách nhiệm bồi thường

Khi việc lưu trữ hồ sơ công chứng không đầy đủ dẫn đến thiệt hại thực tế cho cá nhân, tổ chức, trách nhiệm bồi thường có thể phát sinh theo quy định của “Bộ luật Dân sự năm 2015”.

Thiệt hại thường gặp bao gồm:

• Chi phí tố tụng phát sinh do không chứng minh được quyền, nghĩa vụ;

• Thiệt hại tài sản do mất cơ hội bảo vệ quyền lợi;

• Thiệt hại phát sinh từ việc kéo dài thời gian giải quyết tranh chấp.

Trong các trường hợp này, việc hồ sơ công chứng lưu trữ không đầy đủ được xem là lỗi trong quản lý, bảo quản hồ sơ của tổ chức hành nghề công chứng.

3.2. Chủ thể chịu trách nhiệm

Về nguyên tắc, tổ chức hành nghề công chứng là chủ thể trực tiếp chịu trách nhiệm bồi thường đối với người bị thiệt hại. Sau đó, tổ chức có thể xem xét trách nhiệm hoàn trả của công chứng viên hoặc cá nhân có lỗi trong nội bộ.

>>> Xem thêm: Cách phòng tránh rủi ro khi chọn dịch vụ làm sổ đỏ

4. Rủi ro xử lý vi phạm hành chính và kỷ luật nghề nghiệp

Lưu trữ hồ sơ công chứng không đầy đủ còn tiềm ẩn nguy cơ bị xử lý vi phạm hành chính trong lĩnh vực bổ trợ tư pháp. Hành vi này có thể bị xem là:

• Không thực hiện đúng nghĩa vụ lưu trữ hồ sơ công chứng;

• Không bảo đảm điều kiện quản lý, bảo quản hồ sơ theo quy định.

Ngoài ra, đối với công chứng viên, việc để xảy ra tình trạng hồ sơ công chứng không đầy đủ còn có thể dẫn đến:

• Xử lý kỷ luật nghề nghiệp;

• Ảnh hưởng đến uy tín cá nhân và điều kiện hành nghề;

• Là căn cứ xem xét trách nhiệm khi có khiếu nại, tố cáo liên quan đến hoạt động công chứng.

5. Rủi ro trong hoạt động thanh tra, kiểm tra và giải quyết khiếu nại

Trong các đợt thanh tra, kiểm tra hoạt động công chứng, hồ sơ lưu trữ là căn cứ quan trọng để đánh giá mức độ tuân thủ pháp luật của tổ chức hành nghề công chứng.

Việc lưu trữ hồ sơ công chứng không đầy đủ có thể dẫn đến:

• Không chứng minh được tính hợp pháp của các văn bản đã công chứng;

• Bị đánh giá là vi phạm quy trình nghiệp vụ;

• Gia tăng nguy cơ bị áp dụng các biện pháp xử lý hoặc kiến nghị chấn chỉnh hoạt động.

Đặc biệt, trong quá trình giải quyết khiếu nại của người dân, hồ sơ công chứng lưu trữ không đầy đủ khiến tổ chức hành nghề công chứng rơi vào thế bị động, khó bảo vệ quan điểm pháp lý của mình.

>>> Xem thêm: Lệ phí trước bạ được tính như thế nào? trong trường hợp mua xe nhập khẩu từ châu Âu

6. Tác động lâu dài đến uy tín và an toàn pháp lý của tổ chức hành nghề công chứng

Không chỉ gây rủi ro pháp lý trước mắt, việc lưu trữ hồ sơ công chứng không đầy đủ còn ảnh hưởng trực tiếp đến:

• Uy tín nghề nghiệp của tổ chức hành nghề công chứng;

• Mức độ tin cậy của khách hàng và cơ quan tiến hành tố tụng;

• An toàn pháp lý lâu dài của hệ thống hồ sơ công chứng.

Trong bối cảnh tranh chấp dân sự ngày càng phức tạp, hồ sơ công chứng lưu trữ đầy đủ chính là “lá chắn pháp lý” bảo vệ tổ chức hành nghề công chứng trước các rủi ro tiềm ẩn.

7. Khuyến nghị nhằm hạn chế rủi ro khi lưu trữ hồ sơ công chứng

Để hạn chế rủi ro khi lưu trữ hồ sơ công chứng không đầy đủ, các tổ chức hành nghề công chứng cần:

• Tuân thủ nghiêm ngặt quy định về thành phần hồ sơ công chứng;

• Thiết lập quy trình kiểm tra hồ sơ trước và sau khi hoàn tất công chứng;

• Phân công rõ trách nhiệm quản lý hồ sơ cho công chứng viên và nhân sự nghiệp vụ;

• Kết hợp lưu trữ hồ sơ giấy và hồ sơ điện tử để tăng khả năng kiểm soát, đối chiếu.

Việc lưu trữ hồ sơ công chứng đầy đủ không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn là điều kiện tiên quyết để bảo đảm giá trị pháp lý, giá trị chứng cứ và sự an toàn của hoạt động công chứng.

Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay với Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!

Các bài viết liên quan:

>>> Công chứng ngoài trụ sở đối với hợp đồng ủy quyền

>>> Tranh chấp đất liền kề: thủ tục đo đạc và xác minh mốc giới

>>> Công chứng uỷ quyền hướng dẫn hủy uỷ quyền khi không thực hiện

>>> Công chứng tặng cho tài sản khi người được tặng là trẻ vị thành niên

>>> Chứng thực chữ ký có thể thực hiện tại văn phòng công chứng không?

VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ

Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà

1. Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
2. Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.

Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.

• Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, Hà Nội
• Hotline: 0966.22.7979
• Email: ccnguyenhue165@gmail.com