Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệuCông chứng ngoài trụ sở là hình thức công chứng hợp pháp, được pháp luật cho phép trong những trường hợp đặc biệt như người già yếu, không đi lại được hoặc có lý do chính đáng khác. Tuy nhiên, bên cạnh thắc mắc về giá trị pháp lý, nhiều người vẫn đặt câu hỏi: công chứng ngoài trụ sở có phải lập hồ sơ lưu trữ riêng không, hay chỉ cần lưu chung như các hồ sơ công chứng thông thường?
Việc xác định đúng quy định về hồ sơ công chứng ngoài trụ sở có ý nghĩa quan trọng trong việc bảo đảm an toàn pháp lý, phục vụ công tác quản lý và giải quyết tranh chấp khi phát sinh.
>>> Xem thêm: Đây là phòng công chứng hỗ trợ hồ sơ dân sự, thương mại và tài sản.
1. Căn cứ pháp lý về hồ sơ công chứng ngoài trụ sở
Quy định về HS công chứng ngoài trụ sở được xác lập trên các căn cứ pháp lý chủ yếu sau:
-
Luật Công chứng quy định về hồ sơ công chứng, lưu trữ hồ sơ và trách nhiệm của tổ chức hành nghề công chứng
-
Quy định về trình tự, thủ tục công chứng và quản lý hồ sơ nghiệp vụ
-
Nguyên tắc hành nghề công chứng: bảo đảm tính minh bạch, an toàn pháp lý và khả năng kiểm tra, đối chiếu
Theo pháp luật hiện hành, mọi hoạt động công chứng đều phải lập HS công chứng và được lưu trữ theo quy định, không phân biệt công chứng tại trụ sở hay ngoài trụ sở.
2. Hồ sơ công chứng ngoài trụ sở có phải lập riêng không?
Căn cứ Luật Công chứng, HS công chứng ngoài trụ sở không bắt buộc phải lập thành một bộ HS lưu trữ riêng biệt so với HS công chứng tại trụ sở. Tuy nhiên, cần phân biệt rõ:
-
Hồ sơ công chứng ngoài trụ sở vẫn là một HS công chứng hoàn chỉnh
-
Được lưu trữ chung trong hệ thống HS công chứng của văn phòng công chứng
-
Nhưng phải thể hiện rõ yếu tố “ngoài trụ sở” trong nội dung hồ sơ
Như vậy, pháp luật không yêu cầu lập kho hay sổ lưu trữ riêng, nhưng yêu cầu nhận diện rõ loại hình công chứng trong hồ sơ.
>>> Xem thêm: Bất cứ khi nào cần tư vấn pháp lý về đất đai, dịch vụ sang tên sổ đỏ trọn gói tại Hà Nội luôn sẵn sàng hỗ trợ.
3. Thành phần bắt buộc của hồ sơ công chứng ngoài trụ sở
Một HS công chứng ngoài trụ sở hợp lệ phải bao gồm đầy đủ các giấy tờ theo quy định pháp luật, cụ thể:
-
Phiếu yêu cầu công chứng
-
Dự thảo hợp đồng, giao dịch (nếu có)
-
Bản sao giấy tờ tùy thân của các bên
-
Bản sao giấy tờ chứng minh quyền, nghĩa vụ liên quan đến giao dịch
-
Văn bản công chứng đã được ký, đóng dấu
-
Tài liệu thể hiện lý do công chứng ngoài trụ sở (nếu có)
-
Thông tin ghi nhận việc công chứng ngoài trụ sở trong lời chứng hoặc phần ghi chú
Việc bổ sung tài liệu chứng minh lý do công chứng ngoài trụ sở là yếu tố quan trọng để bảo đảm tính chặt chẽ của hồ sơ.
4. Trách nhiệm của công chứng viên trong việc lập và lưu trữ hồ sơ công chứng ngoài trụ sở
Theo Luật Công chứng, trách nhiệm của công chứng viên đối với HS công chứng ngoài trụ sở bao gồm:
-
Lập đầy đủ hồ sơ công chứng theo đúng trình tự, thủ tục
-
Kiểm tra, đối chiếu giấy tờ trong điều kiện công chứng ngoài trụ sở
-
Ghi nhận rõ địa điểm, lý do công chứng ngoài trụ sở
-
Bảo đảm hồ sơ được lưu trữ an toàn, đầy đủ, đúng thời hạn
Công chứng viên phải chịu trách nhiệm cá nhân trước pháp luật nếu việc lập hoặc lưu trữ hồ sơ không đúng quy định gây thiệt hại cho người yêu cầu công chứng.
>>> Xem thêm: Tránh sai sót khi làm sổ đỏ – Tất cả có trong Đóng thuế xong bao lâu có sổ đỏ?
5. Rủi ro pháp lý
Việc lập hoặc lưu trữ HS công chứng ngoài trụ sở không đầy đủ có thể dẫn đến nhiều rủi ro pháp lý, như:
-
Văn bản công chứng bị khiếu nại về trình tự, thủ tục
-
Khó chứng minh tính hợp pháp của việc công chứng ngoài trụ sở
-
Công chứng viên có thể bị xử lý kỷ luật hoặc buộc bồi thường thiệt hại
-
Văn phòng công chứng gặp khó khăn khi giải trình với cơ quan có thẩm quyền
Trong các vụ tranh chấp dân sự, hồ sơ công chứng là chứng cứ quan trọng để bảo vệ giá trị pháp lý của văn bản công chứng.
6. Ví dụ minh họa thực tế
Ví dụ 1: Hồ sơ đầy đủ – giao dịch được bảo vệ
Ông A bị tai biến, công chứng viên đến nhà lập hợp đồng ủy quyền. Hồ sơ công chứng có đầy đủ giấy tờ, ghi rõ lý do công chứng ngoài trụ sở và được lưu trữ đúng quy định. Khi xảy ra tranh chấp, hồ sơ này là căn cứ để xác định giao dịch hợp pháp.
Ví dụ 2: Hồ sơ thiếu căn cứ – phát sinh tranh chấp
Bà B ký hợp đồng tặng cho tại nhà. Hồ sơ công chứng không thể hiện lý do công chứng ngoài trụ sở, không có tài liệu kèm theo. Sau khi bà B qua đời, giao dịch bị người thừa kế khác khiếu nại, kéo dài quá trình giải quyết tranh chấp.
7. Kết luận
Hồ sơ công chứng ngoài trụ sở không bắt buộc phải lập thành bộ hồ sơ lưu trữ riêng, nhưng bắt buộc phải được lập đầy đủ và thể hiện rõ yếu tố công chứng ngoài trụ sở theo quy định pháp luật. Việc tuân thủ đúng quy định về hồ sơ không chỉ bảo đảm trách nhiệm nghề nghiệp của công chứng viên mà còn là yếu tố then chốt bảo vệ giá trị pháp lý của văn bản công chứng.
Đối với người yêu cầu công chứng, việc kiểm tra hồ sơ công chứng ngoài trụ sở được lập và lưu trữ đầy đủ là cách thiết thực để hạn chế rủi ro pháp lý về sau.
Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay với Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!
Các bài viết liên quan:
>>> Vi phạm trình tự công chứng: Văn bản có còn giá trị?
>>> Không tự nguyện khi ký công chứng: Văn phòng công chứng xử lý ra sao?
>>> Nhiều người thường thắc mắc: Phí công chứng gồm những khoản nào?
>>> Cần công chứng hợp đồng mua bán? Đừng quên liên hệ Dịch vụ công chứng để được hỗ trợ tận nơi.
>>> Giải pháp linh hoạt: Công chứng ngoài trụ sở cho mọi khách hàng bận rộn.
VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ
Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà
- Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
- Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Cát Linh, quận Đống Đa, Hà Nội
- Hotline: 0966.22.7979
- Email: ccnguyenhue165@gmail.com