Câu hỏi thường gặp, Tin tức

Công chứng ngoài trụ sở có cần ghi vào sổ công chứng không?

Công chứng ngoài trụ sở là hình thức công chứng được áp dụng phổ biến đối với người già yếu, người không đi lại được hoặc trong các trường hợp đặc biệt khác theo quy định pháp luật. Tuy nhiên, nhiều người vẫn băn khoăn: công chứng ngoài trụ sở có cần ghi vào sổ công chứng không, hay chỉ cần lập văn bản công chứng là đủ?

Việc ghi sổ công chứng ngoài trụ sở không chỉ là thủ tục hành chính mà còn có ý nghĩa quyết định đến giá trị pháp lý, khả năng tra cứu và phòng ngừa tranh chấp về sau.

>>> Xem thêm: Đăng ký công chứng online cực nhanh!

1. Căn cứ pháp lý về nghĩa vụ ghi sổ công chứng ngoài trụ sở

ghi sổ công chứng

Nghĩa vụ ghi sổ công chứng (GSCC) ngoài trụ sở được quy định rõ trong hệ thống pháp luật về công chứng, bao gồm:

  • Luật Công chứng quy định việc lập, quản lý và lưu trữ sổ công chứng

  • Quy định về trình tự, thủ tục công chứng và trách nhiệm của công chứng viên

  • Nguyên tắc hành nghề công chứng: bảo đảm tính công khai, minh bạch và an toàn pháp lý cho giao dịch

Theo pháp luật, mọi việc công chứng do công chứng viên thực hiện, không phân biệt tại trụ sở hay ngoài trụ sở, đều phải được ghi vào sổ công chứng.

2. Ghi sổ công chứng ngoài trụ sở có bắt buộc không?

Câu trả lời là CÓ – bắt buộc.

Theo Luật Công chứng, sổ công chứng là tài liệu nghiệp vụ bắt buộc, dùng để ghi nhận toàn bộ hoạt động công chứng của văn phòng công chứng và công chứng viên. Do đó:

  • Công chứng ngoài trụ sở không phải là hoạt động ngoại lệ

  • Văn bản công chứng lập ngoài trụ sở vẫn là văn bản công chứng hợp pháp

  • Việc GSCC ngoài trụ sở là nghĩa vụ bắt buộc, không phụ thuộc địa điểm công chứng

Nếu không ghi vào sổ công chứng, hoạt động công chứng có thể bị xem là vi phạm trình tự, thủ tục công chứng.

>>> Xem thêm: Bạn muốn chuyển nhượng đất an toàn, hợp pháp? Hãy tin tưởng dịch vụ sang tên sổ đỏ trọn gói.

3. Nội dung cần ghi khi ghi sổ công chứng ngoài trụ sở

ghi sổ công chứng

Khi thực hiện GSCC ngoài trụ sở, công chứng viên phải bảo đảm ghi đầy đủ các nội dung theo quy định, bao gồm:

  • Số thứ tự công chứng

  • Thời gian thực hiện công chứng

  • Loại hợp đồng, giao dịch được công chứng

  • Họ tên người yêu cầu công chứng

  • Ghi chú rõ việc công chứng được thực hiện ngoài trụ sở

  • Chữ ký của công chứng viên và người yêu cầu công chứng (theo quy định)

Xem thêm:  Địa chỉ văn phòng công chứng quận Hai Bà Trưng

Việc ghi rõ “công chứng ngoài trụ sở” trong sổ là căn cứ quan trọng để:

  • Kiểm tra tính hợp pháp của hoạt động công chứng

  • Giải quyết khiếu nại, tranh chấp nếu phát sinh

4. Hậu quả pháp lý nếu không ghi sổ công chứng ngoài trụ sở

Việc không thực hiện hoặc thực hiện không đầy đủ GSCC ngoài trụ sở có thể dẫn đến nhiều rủi ro pháp lý, cụ thể:

  • Văn bản công chứng có nguy cơ bị khiếu nại về trình tự, thủ tục

  • Công chứng viên có thể bị:

    • Xử lý kỷ luật

    • Buộc bồi thường thiệt hại nếu gây hậu quả

  • Văn phòng công chứng gặp khó khăn trong:

    • Tra cứu hồ sơ

    • Chứng minh tính hợp pháp của giao dịch

Trong một số trường hợp tranh chấp, việc không có thông tin trong sổ công chứng có thể khiến giá trị chứng cứ của văn bản công chứng bị xem xét lại.

>>> Xem thêm: Giải mã những Rủi ro khi mua nhà ở xã hội thường gặp khiến người dân khốn đốn.

5. Mối liên hệ giữa ghi sổ công chứng ngoài trụ sở và giá trị pháp lý của văn bản

Theo Luật Công chứng và Bộ luật Dân sự, văn bản công chứng có giá trị chứng cứ và giá trị thi hành. Tuy nhiên, để bảo đảm giá trị này, hoạt động công chứng phải:

  • Đúng thẩm quyền

  • Đúng trình tự, thủ tục

  • Được ghi nhận đầy đủ trong sổ công chứng

Do đó, GSCC ngoài trụ sở là yếu tố gián tiếp nhưng rất quan trọng để bảo đảm giá trị pháp lý bền vững của văn bản công chứng.

6. Ví dụ minh họa thực tế về ghi sổ công chứng ngoài trụ sở

Ví dụ 1: Ghi sổ đầy đủ – giao dịch được bảo đảm

Ông A bị tai biến, không thể đến văn phòng công chứng. Công chứng viên đến tận nhà công chứng hợp đồng ủy quyền, sau đó ghi đầy đủ thông tin vào sổ công chứng, trong đó ghi rõ “công chứng ngoài trụ sở”. Sau này, khi phát sinh tranh chấp, hồ sơ sổ công chứng được dùng làm căn cứ chứng minh tính hợp pháp của giao dịch.

Ví dụ 2: Không ghi sổ – phát sinh rủi ro

Bà B ký hợp đồng tặng cho tại nhà. Công chứng viên lập văn bản nhưng không ghi nhận vào sổ công chứng. Khi xảy ra tranh chấp thừa kế, việc không có thông tin trong sổ công chứng khiến giao dịch bị nghi ngờ về trình tự công chứng, kéo dài quá trình giải quyết tranh chấp.

Xem thêm:  Khi nào công chứng viên có quyền từ chối công chứng?

7. Kết luận

Ghi sổ công chứng ngoài trụ sở là nghĩa vụ bắt buộc theo quy định pháp luật, không phụ thuộc vào địa điểm công chứng. Việc ghi sổ đầy đủ, chính xác không chỉ bảo đảm trách nhiệm nghề nghiệp của công chứng viên mà còn là yếu tố quan trọng bảo vệ giá trị pháp lý của văn bản công chứng.

Đối với người yêu cầu công chứng, việc kiểm tra xem giao dịch công chứng ngoài trụ sở đã được ghi vào sổ công chứng hay chưa là cách thiết thực để hạn chế rủi ro pháp lý về sau.

Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay với Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!

Các bài viết liên quan:

>>> Sai chủ thể khi công chứng: Văn bản có bị hủy?

>>> Nghi ngờ giấy tờ giả: Công chứng viên có quyền từ chối?

>>> Làm rõ hiệu lực pháp lý của Công chứng văn bản chấm dứt hợp đồng theo luật dân sự.

>>> Xe đứng tên người đã mất – có thể Công chứng mua bán xe không?

>>> Sự khác biệt giữa hợp đồng thuê nhà viết tay và Mẫu hợp đồng cho thuê nhà có công chứng.

VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ

Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà

  1. Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
  2. Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.

Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.

  • Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Cát Linh, quận Đống Đa, Hà Nội
  • Hotline: 0966.22.7979
  • Email: ccnguyenhue165@gmail.com
Đánh giá