Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệuCông chứng ngoài trụ sở là hình thức được pháp luật cho phép trong những trường hợp đặc biệt, nhằm bảo đảm quyền và lợi ích hợp pháp của người yêu cầu công chứng không thể trực tiếp đến văn phòng công chứng. Tuy nhiên, trên thực tế, nhiều người vẫn băn khoăn: khi thực hiện công chứng ngoài trụ sở, có bắt buộc phải ghi rõ lý do hay không? Việc không ghi rõ lý do có ảnh hưởng đến giá trị pháp lý của văn bản công chứng hay không?
Việc hiểu đúng quy định về lý do công chứng ngoài trụ sở là yếu tố quan trọng giúp hạn chế rủi ro và tránh tranh chấp về sau.
>>> Xem thêm: Dịch vụ công chứng tận nơi chuyên nghiệp nhất tại Văn phòng công chứng Hà Nội.
1. Pháp luật quy định thế nào về lý do công chứng ngoài trụ sở?
Theo Luật Công chứng, nguyên tắc chung là việc công chứng được thực hiện tại trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng. Tuy nhiên, pháp luật cho phép công chứng ngoài trụ sở trong các trường hợp:
-
Người yêu cầu công chứng là người già yếu, không đi lại được
-
Người đang ốm đau, điều trị tại bệnh viện
-
Người đang bị tạm giữ, tạm giam, thi hành án
-
Trường hợp có lý do chính đáng khác theo quy định pháp luật
Như vậy, lý do công chứng ngoài trụ sở là điều kiện pháp lý bắt buộc để công chứng viên xem xét, quyết định việc thực hiện công chứng ngoài trụ sở.
2. Có bắt buộc phải ghi rõ lý do công chứng ngoài trụ sở trong hồ sơ không?
Mặc dù Luật Công chứng không quy định cụ thể một điều khoản bắt buộc phải ghi lý do công chứng ngoài trụ sở trong nội dung văn bản công chứng, nhưng trên thực tế:
-
Lý do công chứng ngoài trụ sở phải được thể hiện trong hồ sơ công chứng
-
Công chứng viên có trách nhiệm:
-
Ghi nhận địa điểm thực hiện công chứng
-
Ghi nhận căn cứ thực hiện công chứng ngoài trụ sở
-
Việc ghi nhận lý do công chứng ngoài trụ sở là căn cứ để:
-
Chứng minh việc công chứng đúng thẩm quyền
-
Bảo đảm tuân thủ quy định pháp luật
-
Phòng ngừa rủi ro khi có khiếu nại, tranh chấp
>>> Xem thêm: Đừng để giao dịch bị trì hoãn vì thủ tục – hãy liên hệ ngay dịch vụ làm sổ đỏ nhanh để được hỗ trợ.
3. Lý do công chứng ngoài trụ sở được ghi nhận như thế nào?
Trên thực tế, lý do công chứng ngoài trụ sở có thể được ghi nhận dưới nhiều hình thức, bao gồm:
-
Trong phiếu yêu cầu công chứng
-
Trong sổ công chứng
-
Trong phần lời chứng của công chứng viên
-
Hoặc trong tài liệu kèm theo hồ sơ công chứng
Lý do được ghi nhận cần:
-
Rõ ràng
-
Phù hợp với thực tế
-
Có căn cứ chứng minh (nếu cần thiết)
Ví dụ: “Người yêu cầu công chứng tuổi cao, sức khỏe yếu, không thể đi lại” hoặc “Người yêu cầu công chứng đang điều trị tại bệnh viện”.
4. Rủi ro pháp lý nếu không ghi rõ lý do công chứng ngoài trụ sở
Việc không ghi nhận hoặc ghi nhận không rõ lý do công chứng ngoài trụ sở có thể dẫn đến các rủi ro sau:
-
Bị khiếu nại về trình tự, thủ tục công chứng
-
Bị cho rằng công chứng ngoài trụ sở không đúng quy định
-
Văn bản công chứng có nguy cơ bị xem xét lại khi xảy ra tranh chấp
Theo Luật Công chứng, công chứng viên phải chịu trách nhiệm về tính hợp pháp của hoạt động công chứng. Nếu không chứng minh được lý do công chứng ngoài trụ sở, công chứng viên có thể bị xử lý trách nhiệm nghề nghiệp, còn văn bản công chứng có nguy cơ bị tuyên vô hiệu theo Bộ luật Dân sự nếu vi phạm điều kiện về hình thức hoặc thẩm quyền.
>>> Xem thêm: Lý do bạn nên cập nhật Mẫu hợp đồng cho thuê nhà mỗi năm.
5. Ví dụ minh họa thực tế
Ví dụ 1: Ghi rõ lý do công chứng ngoài trụ sở – giao dịch an toàn
Ông A, 85 tuổi, bị tai biến, không thể đi lại. Khi công chứng hợp đồng ủy quyền tại nhà, công chứng viên ghi rõ trong hồ sơ và lời chứng: “Công chứng được thực hiện ngoài trụ sở do người yêu cầu công chứng không đi lại được”. Sau đó, hợp đồng được các cơ quan liên quan chấp nhận, không phát sinh tranh chấp.
Ví dụ 2: Không ghi rõ lý do – phát sinh tranh chấp
Bà B ký hợp đồng tặng cho tại nhà, nhưng hồ sơ công chứng không thể hiện rõ lý do công chứng ngoài trụ sở. Sau khi bà B qua đời, các đồng thừa kế khiếu nại, cho rằng việc công chứng không đúng quy định. Tòa án yêu cầu xem xét lại hồ sơ công chứng để xác định tính hợp pháp của giao dịch.
6. Kết luận
Mặc dù pháp luật không bắt buộc phải ghi rõ lý do công chứng ngoài trụ sở trong nội dung hợp đồng, nhưng việc ghi nhận đầy đủ, rõ ràng lý do công chứng ngoài trụ sở trong hồ sơ công chứng là yêu cầu cần thiết và mang tính bắt buộc trên thực tế.
Việc này không chỉ bảo đảm tuân thủ quy định pháp luật mà còn giúp phòng ngừa rủi ro pháp lý, bảo vệ quyền lợi của các bên và trách nhiệm nghề nghiệp của công chứng viên.
Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay với Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!
Các bài viết liên quan:
>>> Phát hiện giấy tờ giả sau công chứng: Xử lý thế nào?
>>> Giả mạo chữ ký trong hợp đồng: Căn cứ hủy bỏ theo luật
>>> Tại sao doanh nghiệp nên lựa chọn Văn phòng công chứng Hà Nội làm đối tác pháp lý thường xuyên?
>>> Công chứng hợp đồng tặng cho: Quy định pháp lý và bộ hồ sơ cần chuẩn bị.
>>> Công chứng thừa kế: Hồ sơ, quy trình và những lưu ý quan trọng khi xác định di sản.
VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ
Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà
- Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
- Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Cát Linh, quận Đống Đa, Hà Nội
- Hotline: 0966.22.7979
- Email: ccnguyenhue165@gmail.com