Hiện nay, nhu cầu công chứng đổi số định danh trở nên phổ biến khi nhiều người phải cập nhật hồ sơ cá nhân để phục vụ giao dịch dân sự, hành chính, ngân hàng hoặc các thủ tục đi nước ngoài. Việc thay đổi từ số CMND/CCCD cũ sang mã định danh mới dẫn đến yêu cầu chứng thực, công chứng các giấy tờ liên quan để đảm bảo tính pháp lý. Tuy nhiên, không phải ai cũng nắm rõ trình tự, điều kiện và quy định mới nhất về loại giấy tờ này. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ hồ sơ cần chuẩn bị, thẩm quyền và những lưu ý quan trọng khi thực hiện công chứng.

>>> Xem thêm: Văn phòng công chứng nào hỗ trợ dịch thuật giấy tờ cho người nước ngoài tại Hà Nội?

1. Giấy đổi số định danh cá nhân là gì?

Giấy đổi số định danh cá nhân thường là văn bản xác nhận của cơ quan Công an về việc người dân thay đổi từ CMND/CCCD cũ sang mã định danh công dân gắn với Căn cước công dân mẫu mới. Văn bản này nhằm mục đích đối chiếu, xác nhận thông tin khi cần làm hồ sơ hành chính hoặc chứng minh nhân thân.

Theo quy định của “Luật Căn cước 2023”, mỗi công dân có một mã định danh duy nhất, được dùng thống nhất trong mọi giao dịch và giấy tờ. Khi số định danh thay đổi theo thẻ CCCD mới, người dân có thể yêu cầu cấp giấy xác nhận để sử dụng khi cần thiết.

>>> Xem thêm: Thủ tục công chứng mua bán nhà cần những giấy tờ gì? Hướng dẫn đầy đủ

2. Có được công chứng giấy đổi số định danh không?

Câu trả lời là có. Giấy đổi số định danh cá nhân là loại giấy tờ do cơ quan Công an cấp và được phép công chứng/chứng thực theo “Luật Công chứng 2014” và “Nghị định 23/2015/NĐ-CP” về chứng thực bản sao từ bản chính.

Các trường hợp được công chứng/chứng thực:

• Bản sao giấy đổi số định danh từ bản chính để nộp hồ sơ.

• Công chứng bản dịch giấy đổi số định danh sang tiếng Anh hoặc ngôn ngữ khác khi dùng để xin visa, du học, làm hồ sơ nước ngoài.

• Xác nhận tính nguyên bản khi người dân xuất trình bản gốc hợp lệ.

>>> Xem thêm: Khi nào nên cập nhật Di chúc tại nhà sau những biến động lớn trong gia đình

3. Hồ sơ cần chuẩn bị để công chứng đổi số định danh

Khi đi công chứng, bạn cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ sau:

(1) Bản chính giấy đổi số định danh cá nhân

Do cơ quan Công an cấp, còn hiệu lực và không được tẩy xóa.

(2) Giấy tờ tùy thân

• Căn cước công dân/CMND/hộ chiếu còn giá trị sử dụng.

• Trường hợp giấy tờ đang chờ cấp lại, có thể dùng giấy hẹn kèm theo giấy tờ phụ để đối chiếu.

(3) Các giấy tờ liên quan (nếu có)

• Hồ sơ yêu cầu công chứng bản dịch.

• Hợp đồng, giấy tờ hành chính đang làm thủ tục và cần kèm theo bản công chứng.

>>> Xem thêm: Cách chọn văn phòng công chứng đáng tin cậy cho công chứng thừa kế

4. Thủ tục công chứng đổi số định danh cá nhân

4.1. Trường hợp chứng thực bản sao tại UBND hoặc Phòng Tư pháp

Các bước thực hiện:

1. Nộp bản chính và bản sao giấy đổi số định danh.

2. Cán bộ kiểm tra tính hợp lệ của bản gốc.

3. Ghi lời chứng và đóng dấu chứng thực.

4. Trả kết quả ngay trong ngày.

4.2. Trường hợp công chứng bản dịch tại Phòng Công chứng/Văn phòng Công chứng

Trình tự:

1. Xuất trình bản chính giấy đổi số định danh.

2. Yêu cầu dịch sang tiếng Anh/tiếng nước ngoài theo nhu cầu.

3. Công chứng viên kiểm tra tính hợp lệ và ký chứng nhận bản dịch.

4. Nhận kết quả trong ngày hoặc theo hẹn.

>>> Xem thêm: Thủ tục chuyển nhượng đất đai thuận tiện hơn khi có dịch vụ sổ đỏ hỗ trợ

5. Quy định pháp lý quan trọng cần nắm

(1) Về hiệu lực của giấy đổi số định danh

Theo “Luật Căn cước 2023”, việc thay đổi số định danh là thông tin chính thức trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, vì vậy giấy xác nhận đổi số có giá trị đối chiếu và dùng trong hồ sơ hành chính.

(2) Về giá trị sử dụng của bản công chứng

Theo “Luật Công chứng 2014”, bản công chứng/bản dịch công chứng có giá trị pháp lý như bản gốc trong giao dịch mà pháp luật cho phép sử dụng bản sao.

(3) Về thẩm quyền chứng thực

Theo “Nghị định 23/2015/NĐ-CP”:

• UBND xã/phường, Phòng Tư pháp cấp huyện được chứng thực bản sao từ bản chính.

• Phòng Công chứng/Văn phòng Công chứng được công chứng bản dịch.

6. Một số lưu ý khi công chứng giấy đổi số định danh

• Nên mang theo CCCD gắn chip mới nhất để đối chiếu thông tin.

• Kiểm tra kỹ giấy xác nhận xem có lỗi chính tả, sai số định danh hay thông tin cá nhân.

• Với hồ sơ nước ngoài, nên yêu cầu bản dịch công chứng theo ngôn ngữ yêu cầu của quốc gia tiếp nhận.

• Không sử dụng bản sao tự photo rồi tự ký xác nhận — không có giá trị pháp lý.

7. Kết luận

Công chứng đổi số định danh cá nhân là thủ tục đơn giản nhưng đóng vai trò quan trọng khi cập nhật thông tin nhân thân trong các hồ sơ hành chính, tài chính hoặc hồ sơ du học – xuất khẩu lao động. Chuẩn bị đúng giấy tờ và nắm rõ thẩm quyền công chứng sẽ giúp tiết kiệm thời gian và tránh phát sinh thủ tục.

Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay với Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!

Các bài viết liên quan:

>>> Công chứng bản dịch chứng nhận thực tập mới nhất năm 2025

>>> Quyền thừa kế của vợ/chồng: Đối với tài khoản ngân hàng của người bạn đời

>>> Công chứng văn bản chấm dứt hợp đồng nhượng quyền thương mại

>>> Văn phòng công chứng Hà Nội tư vấn miễn phí thủ tục công chứng nhà đất

>>> Tra cứu phí công chứng online nhanh chóng, chính xác chỉ trong 1 phút

VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ

Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà

1. Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
2. Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.

Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.

• Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, Hà Nội
• Hotline: 0966.22.7979
• Email: ccnguyenhue165@gmail.com