Công chứng đăng ký thường trú khi có sai thông tin cá nhân: Luật quy định thế nào?

Nhiều người khi đi làm hồ sơ cư trú hoặc hoàn thiện thủ tục pháp lý mới phát hiện thông tin cá nhân trên giấy đăng ký thường trú không khớp với CCCD, giấy khai sinh hoặc dữ liệu cư trú quốc gia. Vậy trong trường hợp này, có thể công chứng đăng ký thường trú được không, hay phải chỉnh sửa thông tin trước? Các quy định pháp luật liên quan đến xác nhận cư trú, điều chỉnh thông tin nhân thân và công chứng tài liệu sẽ quyết định việc hồ sơ được chấp nhận hay bị từ chối. Bài viết này sẽ giải thích chi tiết điều kiện, cách xử lý và trình tự đúng luật.

>>> Xem thêm: Nhiều người bị trả hồ sơ do thiếu giấy tờ – văn phòng công chứng nào giúp bạn chuẩn bị đúng ngay từ đầu?

1. Đăng ký thường trú là gì và khi nào cần công chứng?

Đăng ký thường trú là việc công dân xác lập nơi cư trú hợp pháp của mình theo “Luật Cư trú 2020”. Trong một số thủ tục hành chính hoặc hồ sơ nhà đất, đương sự có thể cần:

• Công chứng bản sao đăng ký thường trú/hộ khẩu điện tử.

• Công chứng bản dịch đăng ký thường trú để nộp ra nước ngoài.

• Chứng thực thông tin cư trú theo yêu cầu cơ quan, tổ chức.

Việc công chứng đăng ký thường trú chỉ được thực hiện khi thông tin trên giấy tờ khớp với dữ liệu nhân thân hiện tại.

2. Có được công chứng đăng ký thường trú khi sai thông tin cá nhân không?

2.1. Trường hợp được công chứng

Theo “Luật Công chứng 2014”, công chứng viên có thể chứng nhận bản sao hoặc bản dịch nếu:

• Giấy đăng ký thường trú là bản gốc hợp lệ.

• Sai sót không làm thay đổi bản chất nhân thân và có tài liệu chứng minh tính đúng đắn (ví dụ: sai chính tả tên nhưng có giấy khai sinh khẳng định tên đúng).

Tuy nhiên, đây là trường hợp đặc biệt và công chứng viên vẫn có quyền từ chối nếu thấy rủi ro pháp lý.

>>> Xem thêm: Kinh nghiệm thực tế về công chứng mua bán nhà mà bạn nên biết

2.2. Trường hợp bị từ chối công chứng bắt buộc

Công chứng viên sẽ từ chối khi:

• Thông tin sai lệch làm thay đổi nhân thân (năm sinh, giới tính, họ và tên).

• Dữ liệu trên giấy đăng ký thường trú không trùng khớp với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư.

• Giấy tờ có dấu hiệu chỉnh sửa, tẩy xóa, làm lại không đúng quy định.

Trong các trường hợp này, công chứng viên không được phép chứng nhận vì vi phạm điều kiện “tài liệu không hợp lệ” theo luật.

>>> Xem thêm: So sánh chi phí: Công chứng di chúc tại nhà vs văn phòng công chứng

3. Những loại sai thông tin thường gặp trong đăng ký thường trú

3.1. Sai họ tên

Nguyên nhân có thể do lỗi ghi chép thời điểm làm hộ khẩu giấy hoặc sai sót khi chuyển đổi từ sổ hộ khẩu sang dữ liệu điện tử.

3.2. Sai ngày tháng năm sinh

Đây là lỗi nghiêm trọng, vì ảnh hưởng đến toàn bộ thông tin nhân thân pháp lý.

3.3. Sai nơi sinh, quê quán

Nếu thông tin này khác với giấy khai sinh, hồ sơ công chứng thường bị từ chối.

3.4. Sai số định danh cá nhân

Chỉ xảy ra khi dữ liệu cũ chưa cập nhật kịp thời vào hệ thống cư trú.

>>> Xem thêm: Cách chuẩn bị giấy chứng tử, giấy tờ thừa kế cho thừa kế

4. Cách xử lý khi phát hiện sai thông tin trước khi đi công chứng

4.1. Kiểm tra lại thông tin trên Cơ sở dữ liệu cư trú

Bạn có thể tự tra cứu trên:

• Ứng dụng VNeID

• Cổng dịch vụ công quốc gia

• Công an xã/phường nơi cư trú

Nếu thông tin đúng trên hệ thống nhưng sai trên giấy, cần xin cập nhật lại giấy tờ.

4.2. Thực hiện điều chỉnh thông tin cư trú

Theo “Luật Cư trú 2020”, bạn có quyền yêu cầu:

• Điều chỉnh thông tin nhân thân.

• Bổ sung thông tin.

• Đính chính sai sót kỹ thuật.

Hồ sơ cần có:

• Tờ khai thay đổi thông tin cư trú.

• Giấy tờ chứng minh (CCCD, giấy khai sinh, giấy tờ hộ tịch khác).

Thời gian xử lý: 3–5 ngày làm việc.

4.3. Xin cấp lại xác nhận cư trú hoặc đăng ký thường trú mới

Nếu giấy tờ cũ có sai sót, bạn có thể xin cấp:

• Phiếu xác nhận thông tin cư trú (dạng mới).

• Tải thông tin cư trú điện tử qua VNeID (được sử dụng thay cho sổ giấy).

Các bản này dùng để công chứng thay cho bản cũ lỗi.

>>> Xem thêm: 5 bước cơ bản khi làm thủ tục với dịch vụ sổ đỏ chuyên nghiệp

5. Quy trình công chứng đăng ký thường trú sau khi đã điều chỉnh thông tin

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

• Bản gốc đăng ký thường trú/phiếu xác nhận cư trú.

• CCCD gắn chip.

• Giấy tờ bổ sung (nếu có).

Bước 2: Nộp hồ sơ tại văn phòng công chứng

Công chứng viên kiểm tra tính chính xác và đối chiếu với bản gốc.

Bước 3: Công chứng viên chứng nhận bản sao hoặc bản dịch

Hồ sơ hợp lệ sẽ được chứng nhận theo đúng quy định.

Bước 4: Nhận kết quả

Thông thường có thể hoàn thành ngay trong 10–20 phút.

6. Lời khuyên để tránh bị từ chối công chứng

• Luôn kiểm tra thông tin cư trú trên VNeID trước khi đi công chứng.

• Nếu từng thay đổi tên, thông tin hộ tịch—hãy mang theo đầy đủ giấy tờ chứng minh.

• Không dùng bản in, bản chụp màn hình hoặc tài liệu không có mã QR cư trú hợp lệ.

• Trường hợp giấy tờ cũ có sai sót—nên xin phiếu xác nhận thông tin cư trú mới thay thế.

Kết luận

Việc công chứng đăng ký thường trú khi giấy tờ có sai thông tin cá nhân phụ thuộc rất lớn vào mức độ sai lệch và khả năng chứng minh của người yêu cầu. Luật không cấm công chứng trong mọi trường hợp, nhưng nghiêm cấm chứng nhận đối với giấy tờ không hợp lệ hoặc trái dữ liệu quốc gia. Muốn hồ sơ được chấp nhận, bạn nên kiểm tra kỹ và thực hiện điều chỉnh thông tin cư trú trước.

Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay với Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!

Các bài viết liên quan:

>>> Công chứng bản dịch chứng nhận thực tập mới nhất năm 2025

>>> Quyền thừa kế của vợ/chồng: Đối với tài khoản ngân hàng của người bạn đời

>>> Công chứng văn bản chấm dứt hợp đồng nhượng quyền thương mại

>>> Văn phòng công chứng Hà Nội tư vấn miễn phí thủ tục công chứng nhà đất

>>> Tra cứu phí công chứng online nhanh chóng, chính xác chỉ trong 1 phút

VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ

Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà

1. Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
2. Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.

Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.

• Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, Hà Nội
• Hotline: 0966.22.7979
• Email: ccnguyenhue165@gmail.com