Nhiều người khi nộp hồ sơ xin việc, đi học hoặc làm thủ tục hành chính thường bắt buộc phải cung cấp bản sao công chứng bằng tốt nghiệp. Tuy nhiên, không ít trường hợp bằng tốt nghiệp bản gốc bị rách, nhàu hoặc hư hỏng, khiến nhiều người lo lắng không biết có được công chứng hay không. Bài viết này sẽ phân tích rõ quy định pháp luật, điều kiện để công chứng và hướng xử lý khi bằng gốc bị rách để bạn chủ động chuẩn bị hồ sơ đúng luật, tránh bị từ chối.

>>> Xem thêm: Công chứng hợp đồng thuê nhà cho người nước ngoài: tìm văn phòng công chứng nào để đảm bảo pháp lý?

1. Bằng tốt nghiệp bị rách có được công chứng bản sao không?

Theo Luật Công chứng 2014 và Nghị định 23/2015/NĐ-CP, công chứng viên chỉ được chứng thực bản sao khi bản gốc còn nguyên vẹn, đầy đủ thông tin, không bị tẩy xóa, sửa chữa và có thể đối chiếu được.

➡️ Vì vậy:

• Nếu bằng tốt nghiệp chỉ rách nhẹ, không ảnh hưởng đến nội dung → vẫn có thể công chứng bản sao.

• Nếu bằng tốt nghiệp bị rách nặng, mất góc, mất chữ, mờ số hiệu, mờ dấu → không được công chứng bản sao vì không đủ điều kiện đối chiếu tính xác thực.

>>> Xem thêm: Các lỗi phổ biến khi công chứng mua bán nhà và cách phòng tránh

2. Khi nào được công chứng bản sao bằng tốt nghiệp bị rách nhẹ?

Công chứng viên sẽ xem xét:

• Phần rách không nằm trên tên văn bằng, họ tên người được cấp, ngày tháng, số hiệu, số vào sổ

• Dấu đỏ và chữ ký trên văn bằng vẫn nguyên vẹn

• Không có dấu hiệu bị tẩy xóa hoặc chỉnh sửa bằng kỹ thuật số

Nếu đảm bảo các yếu tố trên, việc công chứng bản sao bằng tốt nghiệp vẫn được chấp nhận.

>>> Xem thêm: Làm thế nào để đảm bảo Công chứng di chúc hợp pháp với mọi loại tài sản

3. Trường hợp bằng tốt nghiệp bị rách nặng – Giải pháp đúng luật

Nếu bằng bị rách làm mất hoặc mờ thông tin quan trọng → không thể công chứng. Khi đó, bạn có thể áp dụng các cách dưới đây:

3.1. Xin cấp lại bản sao bằng tốt nghiệp từ trường

Theo Thông tư 21/2019/TT-BGDĐT, bạn được quyền:

• Xin bản sao văn bằng, chứng chỉ từ sổ gốc

• Bản sao này được sử dụng thay bản gốc trong phần lớn hồ sơ (tùy yêu cầu từng nơi)

3.2. Xin xác nhận kết quả học tập thay thế

Một số cơ quan tuyển dụng hoặc trường học chấp nhận:

• “Giấy xác nhận tốt nghiệp”,

• “Giấy chứng nhận đào tạo”,

• “Bảng điểm có xác nhận”.

3.3. Xin cấp lại văn bằng (nếu đủ điều kiện)

Một số trường cho phép cấp lại nếu văn bằng hư hỏng nặng; tuy nhiên không phải tất cả đều áp dụng.

>>> Xem thêm: Cách đăng ký biến động đất đai sau khi hoàn thành thủ tục thừa kế nhà đất

4. Hồ sơ cần chuẩn bị khi công chứng bản sao bằng tốt nghiệp

1. Bằng tốt nghiệp bản gốc (dù bị rách nhưng phải còn đủ thông tin)

2. Bản sao để công chứng

3. CCCD/CMND của người yêu cầu

4. Giấy ủy quyền nếu người nộp hồ sơ không phải chủ văn bằng

>>> Xem thêm: Địa chỉ cung cấp dịch vụ sổ đỏ uy tín, được khách hàng tin tưởng lựa chọn

5. Quy trình công chứng bản sao bằng tốt nghiệp

1. Nộp bằng gốc cùng bản sao tại văn phòng công chứng

2. Công chứng viên kiểm tra tình trạng văn bằng

3. Nếu đủ điều kiện, công chứng viên ghi lời chứng và đóng dấu

4. Nhận bản sao công chứng sau 5–10 phút

6. Các nguyên nhân hồ sơ bị từ chối

• Bằng gốc rách nặng, mất chữ, mờ dấu

• Có dấu hiệu tẩy xóa

• Bằng cấp không phải do cơ sở hợp pháp cấp

• Trình bày bản sao không đúng kích thước hoặc sai định dạng

7. Lưu ý quan trọng khi chuẩn bị hồ sơ

• Không tự ý dán, băng keo, chắp vá để che phần rách → dễ bị coi là “can thiệp văn bằng”

• Nếu nghi ngờ bằng bị hư hỏng nặng → xin bản sao từ sổ gốc trước khi đi công chứng

• Kiểm tra kỹ thông tin trên văn bằng để tránh sai lệch khi đối chiếu

• Nên đi công chứng tại các văn phòng uy tín, có nhiều kinh nghiệm xử lý hồ sơ học tập và hồ sơ quốc tế

8. Kết luận

Việc công chứng bản sao bằng tốt nghiệp khi bản gốc bị rách vẫn được chấp nhận nếu văn bằng chỉ hư hỏng nhẹ và toàn bộ thông tin quan trọng còn nguyên vẹn. Trong trường hợp văn bằng rách nặng, mất góc hoặc mờ nội dung, bạn cần xin bản sao từ sổ gốc hoặc các giấy tờ thay thế theo quy định pháp luật. Chuẩn bị đúng hồ sơ và hiểu rõ quy định sẽ giúp bạn tránh bị từ chối và hoàn thành thủ tục nhanh chóng.

Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay với Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!

Các bài viết liên quan:

>>> Công chứng bản dịch chứng nhận thực tập mới nhất năm 2025

>>> Quyền thừa kế của vợ/chồng: Đối với tài khoản ngân hàng của người bạn đời

>>> Công chứng văn bản chấm dứt hợp đồng nhượng quyền thương mại

>>> Văn phòng công chứng Hà Nội tư vấn miễn phí thủ tục công chứng nhà đất

>>> Tra cứu phí công chứng online nhanh chóng, chính xác chỉ trong 1 phút

VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ

Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà

1. Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
2. Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.

Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.

• Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, Hà Nội
• Hotline: 0966.22.7979
• Email: ccnguyenhue165@gmail.com