Chứng thực bản sao từ bản chính là gì?

Trong các thủ tục hành chính, hồ sơ xin việc, học tập hay giao dịch dân sự, chứng thực bản sao từ bản chính là yêu cầu quen thuộc nhưng không phải ai cũng hiểu đúng bản chất pháp lý của hình thức này. Vậy chứng thực bản sao là gì, có giá trị như thế nào và khi nào cần thực hiện? Việc nắm rõ quy định về chứng thực bản sao sẽ giúp người dân chuẩn bị hồ sơ chính xác, tránh bị trả lại hoặc kéo dài thời gian giải quyết.

>>> Xem thêm: Cách xử lý khi phát hiện sai sót sau khi công chứng tại văn phòng công chứng

Chứng thực bản sao là gì theo quy định pháp luật?

Khái niệm chứng thực bản sao từ bản chính

Theo “Nghị định 23/2015/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch”:
“Chứng thực bản sao từ bản chính là việc cơ quan có thẩm quyền căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính”.

Như vậy, chứng thực bản sao không phải là việc xác nhận nội dung văn bản đúng hay sai, mà chỉ xác nhận:

• Bản sao đúng với bản chính về hình thức và nội dung

• Bản sao được sao chụp đầy đủ, chính xác từ bản chính

Bản chính và bản sao trong chứng thực bản sao

Trong hoạt động chứng thực bản sao, cần phân biệt rõ:

• Bản chính: là giấy tờ gốc do cơ quan có thẩm quyền cấp hoặc được công nhận hợp pháp

• Bản sao: là bản chụp, bản in hoặc bản đánh máy từ bản chính

Cơ quan chứng thực chỉ căn cứ vào bản chính mà người yêu cầu xuất trình, không chịu trách nhiệm về nội dung thật – giả của bản chính đó.

Giá trị pháp lý của chứng thực bản sao

Chứng thực bản sao có giá trị sử dụng như bản chính không?

Theo quy định tại “Nghị định 23/2015/NĐ-CP”:
“Bản sao được chứng thực có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác”.

Điều này có nghĩa:

• Chứng thực bản sao có giá trị pháp lý tương đương bản chính

• Có thể sử dụng trong hồ sơ hành chính, tuyển dụng, học tập, giao dịch dân sự

Tuy nhiên, trong một số trường hợp đặc biệt, pháp luật hoặc cơ quan tiếp nhận hồ sơ có thể yêu cầu xuất trình bản chính để đối chiếu.

>>> Xem thêm: Lưu ý pháp lý khi làm thủ tục thừa kế nhà đất giữa nhiều người thừa kế

Chứng thực bản sao có làm phát sinh quyền, nghĩa vụ không?

Cần lưu ý:

• Chứng thực bản sao không làm phát sinh, thay đổi hay chấm dứt quyền và nghĩa vụ

• Chỉ xác nhận tính trùng khớp giữa bản sao và bản chính

Do đó, việc chứng thực bản sao không phải là hình thức công chứng nội dung.

Khi nào cần chứng thực bản sao?

Trường hợp thường phải chứng thực bản sao

Trong thực tiễn, chứng thực bản sao thường được yêu cầu khi:

• Nộp hồ sơ xin việc, hồ sơ dự tuyển

• Thực hiện thủ tục hành chính tại cơ quan nhà nước

• Bổ sung hồ sơ học tập, du học

• Giao dịch với ngân hàng, tổ chức tín dụng

Các giấy tờ thường được yêu cầu chứng thực bản sao gồm:

• Căn cước công dân, hộ chiếu

• Giấy khai sinh, giấy đăng ký kết hôn

• Bằng cấp, chứng chỉ

• Sổ hộ khẩu (nếu còn giá trị sử dụng)

>>> Xem thêm: Nỗi lo thường gặp khi làm sổ đỏ và cách dịch vụ làm sổ đỏ trọn gói giải quyết hiệu quả

Trường hợp không bắt buộc chứng thực bản sao

Không phải mọi hồ sơ đều bắt buộc chứng thực bản sao. Một số trường hợp:

• Cơ quan tiếp nhận cho phép nộp bản sao kèm bản chính để đối chiếu

• Hồ sơ nội bộ hoặc giao dịch dân sự đơn giản giữa các bên tin cậy

Việc yêu cầu chứng thực bản sao phụ thuộc nhiều vào quy định của từng cơ quan, tổ chức.

Thẩm quyền chứng thực bản sao

Cơ quan có thẩm quyền chứng thực bản sao

Theo quy định hiện hành, chứng thực bản sao có thể thực hiện tại:

• Ủy ban nhân dân cấp xã

• Phòng Tư pháp cấp huyện

• Văn phòng công chứng

Các cơ quan này đều có thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính theo đúng trình tự pháp luật.

Có cần đến đúng nơi cấp giấy tờ để chứng thực bản sao không?

Pháp luật không yêu cầu phải chứng thực tại nơi đã cấp bản chính. Người dân có thể:

• Chứng thực bản sao tại bất kỳ UBND xã/phường nào

• Chứng thực tại văn phòng công chứng thuận tiện

Miễn là xuất trình được bản chính hợp pháp, việc chứng thực bản sao đều có giá trị pháp lý.

Phân biệt chứng thực bản sao và công chứng bản sao

Chứng thực bản sao và công chứng có gì khác nhau?

Về bản chất:

• Chứng thực bản sao: xác nhận bản sao đúng với bản chính

• Công chứng: xác nhận tính hợp pháp của giao dịch, hợp đồng hoặc văn bản

Trong thực tế:

• Chứng thực bản sao thường áp dụng cho giấy tờ cá nhân, hồ sơ hành chính

• Công chứng áp dụng cho hợp đồng, giao dịch dân sự quan trọng

Việc nhầm lẫn giữa hai hình thức này dễ dẫn đến chuẩn bị sai hồ sơ.

Lưu ý quan trọng khi chứng thực bản sao

• Bản chính phải nguyên vẹn, không tẩy xóa, không rách nát

• Không chứng thực bản sao từ bản chính giả mạo

• Không chứng thực bản sao giấy tờ đã hết giá trị sử dụng (trừ trường hợp pháp luật cho phép)

• Kiểm tra kỹ số trang, nội dung trước khi yêu cầu chứng thực bản sao

Những lưu ý này giúp hạn chế việc bị từ chối chứng thực hoặc phải thực hiện lại nhiều lần.

Kết luận

Chứng thực bản sao từ bản chính là thủ tục hành chính nhằm xác nhận bản sao đúng với bản chính, có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong nhiều trường hợp. Việc hiểu đúng khái niệm, giá trị pháp lý và thẩm quyền chứng thực bản sao sẽ giúp người dân chuẩn bị hồ sơ hiệu quả, đúng quy định và tiết kiệm thời gian khi thực hiện thủ tục hành chính.

Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay với Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!

Các bài viết liên quan:

>>> Có được sửa đổi hợp đồng đã công chứng không?

>>> Thủ tục chuyển khoản thừa kế: Khi người thụ hưởng không muốn rút tiền mặt

>>> Những thay đổi pháp lý mới ảnh hưởng đến dịch vụ cấp sổ đỏ lần đầu

>>> Có thể làm thủ tục đăng ký kết hôn tại Đại sứ quán Việt Nam ở nước ngoài không?

>>> Văn phòng công chứng Hà Nội phục vụ công chứng gấp, lấy ngay trong ngày

VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ

Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà

1. Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
2. Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.

Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.

• Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, Hà Nội
• Hotline: 0966.22.7979
• Email: ccnguyenhue165@gmail.com