Bản sao từ hồ sơ công chứng lưu trữ có giá trị gì?

Trong thực tiễn giao dịch dân sự, không ít trường hợp văn bản công chứng bản chính bị thất lạc, hư hỏng hoặc không còn khả năng xuất trình. Khi đó, bản sao trích từ hồ sơ công chứng lưu trữ trở thành căn cứ quan trọng để bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của các bên. Việc hiểu đúng giá trị pháp lý của bản sao trích từ hồ sơ công chứng lưu trữ không chỉ giúp người dân yên tâm sử dụng mà còn là cơ sở để Tòa án, cơ quan nhà nước đánh giá giá trị chứng cứ trong quá trình giải quyết tranh chấp.

>>> Xem thêm: Có nên dùng dịch vụ trọn gói tại văn phòng công chứng?

1. Khái niệm bản sao trích từ hồ sơ công chứng lưu trữ

Bản sao trích từ hồ sơ công chứng lưu trữ là bản sao được lập trên cơ sở hồ sơ công chứng đang được lưu giữ hợp pháp tại tổ chức hành nghề công chứng, phản ánh đầy đủ nội dung của văn bản công chứng đã được lập trước đó.

Khác với bản sao thông thường do cá nhân tự sao chép, bản sao trích từ hồ sơ lưu trữ chỉ được cấp bởi tổ chức hành nghề công chứng hoặc cơ quan có thẩm quyền, trên cơ sở hồ sơ gốc được lưu trữ theo quy định pháp luật.

Về bản chất, đây là sản phẩm pháp lý phát sinh từ hoạt động lưu trữ hồ sơ công chứng, gắn liền với trách nhiệm nghề nghiệp của công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng.

2. Cơ sở pháp lý xác lập giá trị của bản sao trích từ hồ sơ công chứng lưu trữ

Giá trị pháp lý của bản sao trích từ hồ sơ công chứng lưu trữ được xác lập trên nhiều nền tảng pháp lý, trong đó trọng tâm là:

• “Luật Công chứng năm 2014”, quy định về việc lưu trữ hồ sơ công chứng và trách nhiệm cung cấp bản sao;

• “Bộ luật Tố tụng dân sự năm 2015”, quy định về chứng cứ và nguồn chứng cứ;

• Các văn bản hướng dẫn thi hành liên quan đến việc sao lục, trích lục hồ sơ công chứng.

Theo đó, hồ sơ công chứng lưu trữ là nguồn chứng cứ hợp pháp, và bản sao được trích xuất đúng trình tự từ hồ sơ này có giá trị pháp lý nhất định trong giao dịch và tố tụng.

3. Giá trị pháp lý của bản sao trích từ hồ sơ công chứng lưu trữ trong giao dịch dân sự

3.1. Giá trị chứng minh nội dung giao dịch đã được công chứng

Bản sao trích từ hồ sơ công chứng lưu trữ có giá trị chứng minh rằng giao dịch, hợp đồng đã từng được công chứng hợp pháp tại một thời điểm xác định. Nội dung thể hiện trong bản sao phản ánh trung thực ý chí của các bên tại thời điểm công chứng.

Trong nhiều trường hợp, bản sao này được sử dụng để:

• Chứng minh sự tồn tại của hợp đồng;

• Xác định nội dung thỏa thuận đã được công chứng;

• Làm căn cứ thực hiện quyền, nghĩa vụ dân sự.

3.2. Giá trị thay thế bản chính trong những trường hợp nhất định

Pháp luật không tuyệt đối hóa vai trò của bản chính văn bản công chứng. Khi bản chính bị mất, bị hư hỏng hoặc không thể xuất trình vì lý do khách quan, bản sao trích từ hồ sơ lưu trữ có thể được chấp nhận sử dụng trong giao dịch, nếu đáp ứng đầy đủ điều kiện về hình thức và nguồn gốc hợp pháp.

Tuy nhiên, cần lưu ý rằng bản sao trích từ hồ sơ lưu trữ không phải lúc nào cũng có giá trị tương đương bản chính, mà còn phụ thuộc vào mục đích sử dụng và yêu cầu của từng thủ tục pháp lý cụ thể.

>>> Xem thêm: Dịch vụ làm sổ đỏ có thể giúp làm sổ cho nhà chưa hoàn công không?

4. Giá trị pháp lý của bản sao trích từ hồ sơ công chứng lưu trữ trong tố tụng

4.1. Là nguồn chứng cứ hợp pháp trước Tòa án

Theo quy định của pháp luật tố tụng dân sự, tài liệu được sao lục từ hồ sơ lưu trữ của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền là một trong những nguồn chứng cứ hợp pháp.

Do đó, bản sao trích từ hồ sơ công chứng lưu trữ, nếu được cấp đúng thẩm quyền, đúng trình tự, có thể được Tòa án chấp nhận là chứng cứ để:

• Xác định nội dung giao dịch;

• Đối chiếu với lời khai của các bên;

• Làm căn cứ giải quyết tranh chấp.

>>> Xem thêm: Công chứng tặng cho quyền sử dụng đất giữa người thân có miễn thuế không?

4.2. Giá trị chứng cứ phụ thuộc vào tính toàn vẹn của hồ sơ lưu trữ

Trong thực tiễn xét xử, giá trị chứng cứ của bản sao trích từ hồ sơ công chứng lưu trữ còn phụ thuộc vào:

• Tình trạng bảo quản hồ sơ;

• Tính đầy đủ, thống nhất của hồ sơ lưu trữ;

• Khả năng đối chiếu với các tài liệu khác trong vụ án.

Nếu hồ sơ lưu trữ bị thiếu, bị sửa đổi hoặc có dấu hiệu không bảo đảm tính toàn vẹn, giá trị pháp lý của bản sao trích xuất có thể bị xem xét, đánh giá lại.

5. Sự khác biệt giữa bản sao trích từ hồ sơ công chứng lưu trữ và bản sao công chứng thông thường

Bản sao trích từ hồ sơ công chứng lưu trữ không đồng nhất với bản sao công chứng được chứng thực từ bản chính do cá nhân xuất trình. Điểm khác biệt cốt lõi nằm ở:

• Nguồn gốc: được trích từ hồ sơ lưu trữ chính thức;

• Thời điểm phát sinh: có thể được cấp sau nhiều năm kể từ khi công chứng;

• Giá trị chứng cứ: gắn liền với trách nhiệm lưu trữ của tổ chức hành nghề công chứng.

Chính sự khác biệt này khiến bản sao trích từ hồ sơ lưu trữ có ý nghĩa đặc biệt trong các vụ việc tranh chấp kéo dài hoặc khi bản chính không còn tồn tại.

6. Giới hạn pháp lý trong việc sử dụng bản sao trích từ hồ sơ công chứng lưu trữ

Mặc dù có giá trị pháp lý, nhưng việc sử dụng bản sao trích từ hồ sơ công chứng lưu trữ vẫn chịu những giới hạn nhất định:

• Không được sử dụng trái với mục đích mà pháp luật cho phép;

• Phải tuân thủ quy định về bảo mật thông tin;

• Không thay thế bản chính trong mọi thủ tục hành chính chuyên ngành nếu pháp luật có yêu cầu khác.

Việc hiểu rõ các giới hạn này giúp tránh tình trạng lạm dụng hoặc sử dụng sai mục đích, dẫn đến rủi ro pháp lý không đáng có.

7. Nhận xét và khuyến nghị

Có thể khẳng định rằng bản sao trích từ hồ sơ công chứng lưu trữ có giá trị pháp lý quan trọng, đặc biệt trong bối cảnh gia tăng tranh chấp dân sự và rủi ro thất lạc giấy tờ. Tuy nhiên, giá trị này chỉ được bảo đảm khi:

• Hồ sơ công chứng được lưu trữ đúng quy định;

• Việc sao lục, trích lục được thực hiện đúng thẩm quyền, trình tự;

• Việc sử dụng bản sao tuân thủ đúng mục đích pháp luật cho phép.

Từ góc độ lâu dài, việc nâng cao chất lượng lưu trữ và số hóa hồ sơ công chứng sẽ góp phần củng cố hơn nữa giá trị pháp lý của bản sao trích từ hồ sơ lưu trữ, qua đó bảo vệ tốt hơn quyền lợi của người dân và tính an toàn của giao dịch dân sự.

Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay với Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!

Các bài viết liên quan:

>>> Công chứng ngoài trụ sở đối với hợp đồng ủy quyền

>>> Tranh chấp đất liền kề: thủ tục đo đạc và xác minh mốc giới

>>> Công chứng uỷ quyền hướng dẫn hủy uỷ quyền khi không thực hiện

>>> Công chứng tặng cho tài sản khi người được tặng là trẻ vị thành niên

>>> Chứng thực chữ ký có thể thực hiện tại văn phòng công chứng không?

VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ

Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà

1. Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
2. Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.

Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.

• Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, Hà Nội
• Hotline: 0966.22.7979
• Email: ccnguyenhue165@gmail.com